Seit fast einem Jahr arbeiten Millionen Menschen von zu Hause aus. Das gilt für Steuerberater, aber auch ihre Mandanten. Für alle Seiten war die Umstellung spontan und häufig eine Hauruck-Aktion. Aber hier liegt die Chance, diese Arbeitsweisen weiter zu etablieren und auch in Zukunft die gewonnene Flexibilität zu nutzen. Das spart Zeit und hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die eigenen Mandanten.
Eigentlich geht es nicht mehr ohne sie: die Cloud-Lösungen. Die meisten Kanzleien werden allein seit dem März 2020 auf die eine oder andere zurückgreifen. Kombiniert mit einem standortunabhängigen Zugriff auf die Kanzlei-Software – bei spielsweise über eine ASP-Lösung – bilden sie die Grundlage für flexibles Arbeiten. Die Fragen, die sich Kanzleien nun stellen müssen: Haben wir alle Tools, um auch in Zukunft problem los mit unseren Mandanten zusammenarbeiten zu können? Nutzen wir eigentlich das volle Potenzial dieser Lösungen aus?
Sicheres Arbeiten von überall
Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing) wird jeder Ort zum Büro. Steuerberater wählen sich über ihren Internetbrowser auf einem externen Server ein und arbeiten in dessen IT-Umgebung. Der Server wird in einem Rechenzentrum gehostet. Das bedeutet: Es ist egal, von wo aus und mit welchem Endgerät er oder sie arbeitet – es besteht immer Zugriff auf die eigene Software inkl. aller Daten. Gleiches gilt für die Kanzlei-Mitarbeiter. Zudem übernehmen Anbieter im Normalfall die Wartung der kompletten Systemumgebung. Das heißt: Steuerberater müssen sich nicht mehr um technische Angelegenheiten wie Datensicherung, Virenschutz und das Einspielen von Updates kümmern. Zur Einhaltung der Abgabenordnung ist es jedoch wichtig, dass sich das Rechenzentrum in Deutschland befindet.
Digital mit den Mandanten kommunizieren
Dass alle Mitarbeiter flexibel und agil arbeiten, ist eine Seite. Die andere ist, ebenso die Zusammenarbeit mit den Mandanten zu vereinfachen. Sicherlich sind in vielen Kanzleien verschiedenste Lösungen im Einsatz. Cloud-Portale helfen jedoch alles aus einer Hand und an einem Ort zu haben. Gerade jetzt ist es für viele Mandanten wichtig zu wissen, wie es um ihre Zahlen steht. Relevante Informationen stellen Steuerberater ihren Klienten sicher über das Cloud-Portal bereit. Diese loggen sich ein und laden sich die Analysen bequem herunter.
Freizeichnen mit einem Klick
Einen Jahresabschluss oder die Steuererklärung freizeichnen kann mühselig und zeitintensiv sein. Aber auch das geht leicht und schnell mit einem Cloud-Portal. Steuerberater stellen die Unterlagen direkt in der Anwendung zur Verfügung und Mandanten geben sie per Klick frei – erledigt.
Der Pendelordner hat ausgedient
Gerade jetzt wirkt die Vorstellung des Pendelordners abwegig. Und er ist sogar überflüssig. Es reichen Handyfotos oder ein Scanner. Mandanten scannen oder fotografieren ihre Belege, stellen sie im Portal bereit und die Software generiert automatisch Buchungsvorschläge.
Das Kassenbuch wird digital
Auch unleserliche, handschriftliche Kassenbücher haben ausgedient. Leider ist Excel aufgrund der GoBD auch kein Weg Hinweis zum Autor: Christoph Buluschek ist Experte für digitale Kommunikation in der Cloud sowie Abteilungsleiter des Produktmarketings bei Agenda Informationssysteme. und wird bei einer Prüfung beanstandet. Die Lösung sind daher GoBD-testierte, webbasierte Anwendungen. Diese achten schon bei der Eingabe auf eine chronologische Reihenfolge und dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht.
Eine Chance für die Zukunft
Was wegen des Corona-Virus für viele Kanzleien eine Pflichtaufgabe war, kann eine wichtige Weichenstellung für die Zukunft sein. Denn alles, was jetzt digitalisiert ist, kann es auch ohne Ausgangsbeschränkungen und Ansteckungsangst bleiben. Zudem kann, was gut klappt, auch weiter ausgebaut werden. Denn die Flexibilität, die Cloud-Portale und ASP-Lösungen bieten, machen die Arbeit effizienter und die eigene Kanzlei somit rentabler. Aber vor allem lassen sie mehr Zeit für Beratung zu.
Über den Autor:
Christoph Buluschek
Experte für digitale Kommunikation in der Cloud