Warum sich gerade jetzt mit dem Thema „Die passende Softwarelösung für meine Steuerkanzlei“ beschäftigen, wo die Zeit ohnehin knapp, die Mitarbeiterressourcen ausgeschöpft und der Druck zur Fertigstellung von Aufgaben aus der Finanzverwaltung so hoch ist wie noch nie? Sich nicht gelegentlich Gedanken zu machen, ist aber auch nicht der richtige Ansatz, denn bei so einem nichttrivialen Thema geht es um die Zukunft Ihrer Steuerkanzlei, d.h. um ihre Ausrichtung, die gesetzten Ziele, den erzielten oder angestrebten Erfolg und nicht zuletzt um die Positionierung, was erreicht und umgesetzt werden kann und soll.
Kanzleityp und Ziele definieren
Sie sollten sich vor allem Gedanken über den entsprechenden Kanzleityp Ihrer Steuerkanzlei machen, der durchaus eine wichtige Rolle dafür spielt, wie sich Steuerberaterinnen und Steuerberater in Bezug auf ihre Mandanten, den Standort, die angebotene Leistung und das Personal positionieren und darstellen. Als eine der Top-Dienstleistungsbranchen in Deutschland sind Steuerkanzleien in erster Linie „Kümmerer“ im Auftrag ihrer Mandanten. Dieser Kanzleityp stellt die überwiegende Zahl der Steuerkanzleien dar. Ein kleiner Teil sind wirkliche „Spezialisten“ – ähnlich einem Chirurgen oder einer Apotheke – wo der Leistungs- und Prozesskatalog wie ein Schubladensystem aufgebaut sind. Genau nach dieser Erkenntnis beginnt die erste Differenzierung, ob meine Software genau zu meinem Kanzleitypen und meinen Zielen passt.
Ob Software für Steuerkanzleien nur von einem starken Marktführer kommen kann, sollte differenziert gesehen werden. Die Software muss einfach zu Ihrer Kanzlei passen und wenn man sich nicht von der Masse abheben will oder muss, ist es ggf. eine richtige Entscheidung, auf „Big Player“ zu setzen. Was aber, wenn man sich doch abheben möchte und den gewissen Unterschied für den Erfolg oder das Erreichen des gesetzten Ziels braucht? Ihre Homepage und Leistungen zeigen das oft nicht.
Optimierungspotenzial erkennen und abwägen
Welche Zukunfts- und Erfolgsziele verfolgen Sie und sind diese mit einem Softwarewechsel womöglich besser, einfacher, prozessorientierter, mandantenbezogener, schneller, technischer, digitaler, innovativer, kosten- und vor allem serviceorientierter erreichbar? Eine Umstellung bedeutet nicht gleich, alles Gute über Bord zu werfen, alle Erfahrungen und Kenntnisse zu verlieren, oder alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor den Kopf zu stoßen. Im Gegenteil – Gedanken machen sollte man sich in jedem Fall. Ich bin mir sicher, dass diese Überlegung immer wieder aufflackert, aber leider meistens zum falschen Zeitpunkt, weshalb sie oft gleich wieder verworfen wird.
Füttern Sie auch einmal den anderen Wolf in Ihrem Kopf. Er muss ja nicht gleich gewinnen. Viele werden jetzt sagen, es läuft doch gut in meiner Steuerkanzlei. Probleme gibt es immer mal wieder, die gibt es aber anderswo auch. Ich bin doch Steuerberaterin oder Steuerberater, nicht IT- oder Softwareexperte. Das ist richtig, aber die Abgrenzung wird damit zum Mandanten noch größer. Wie sollen Digitalisierung und Automatisierung in Verbindung mit dem Mandanten, der auf Ihre Unterstützung hofft und diese auch braucht, gelebt und umgesetzt werden? Für diese Frage muss man nicht gleich Softwareexperte werden.
Digitalisierung und Automatisierung Schritt für Schritt vorantreiben
Neben den Beratungsleistungen sind die Basisleistungen der Kern einer Steuerkanzlei. Sehen Sie sich doch einmal die Leistungen an, welche heute in der Steuerkanzlei mit Software umgesetzt werden und im Gegensatz dazu, wie viele manuelle Schritte und Tätigkeiten erledigt werden (müssen), um den Prozess oder Auftrag erfolgreich umzusetzen. Nutzen Sie hier konsequent die Leistungsfähigkeit Ihrer Softwarelösung aus? Möglicherweise nicht. Das wäre der erste Schritt in die richtige Richtung.
Im nächsten Schritt wäre es sinnvoll, zu prüfen, ob das vorhandene Portfolio an Software ausreicht, womöglich zu viel ist und ob die vorhandene Software die von Ihnen angestrebte Integration der künftigen digitalen und automatischen Prozesse erfüllt. Weitere Punkte können Komplexität und Softwaretools sein, die man evtl. nicht braucht, aber bezahlt, bzw. welche nicht im Portfolio der Softwarelösung vorhanden sind.
Dies ist jetzt der Zeitpunkt, an dem der andere Wolf gefüttert werden sollte. Die digitale Zukunft kann in manchen Prozessen sicher immer wieder in Teilen übersprungen und einige manuelle Prozesse umgesetzt werden, aber einfache wiederkehrende Abläufe müssen voll integriert werden und ohne Benutzerinteraktion automatisch laufen. Denn genau für diese Entlastung ist die Software da. Prozesse wie Imports von Mandanten, OCR-Erkennung, automatisches Lernen und Buchungsvorschläge, automatische individualisierte Auswertungspakete, integrierte Archiv- und DMS-Systeme, Echtzeit-Cloudanbindungen, Verarbeitung dieser Daten im Rechnungswesen für Ihre Mandanten und Echtzeit-Zugriff auf Rewe-Daten durch Ihre Mandanten müssen automatisch laufen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden
Natürlich könnte man meinen, ich sehe das viel zu einfach und voreingenommen. Schwierig und holprig wird es meiner Meinung nach aber, wenn zeitlicher Druck und die nötige Aufklärung bzw. ein gesteckter Rahmen und Ziele für die Steuerkanzlei fehlen. Wenn die Ziele im Unternehmen bekannt sind, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die gemeinsamen digitalen Ziele kennen und diese unterstützen, wird diese Hürde genommen. Binden Sie den wichtigen Aspekt Mensch, also Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, auf dem Weg zum gesteckten Ziel mit ein. Dies geht nur mit Überzeugung, Offenheit, Motivation, Kommunikation und natürlich der Fütterung des richtigen Wolfes in Ihrem Kopf.
Über den Autor:
Christian Heidler,
ist Vorstand der hmd-software AG. Kontaktdaten: Tel.: 08152/988-200 E-Mail: info@hmd-software.com
Dieser Beitrag erschien erstmals in der DStR 20/23.