Viele von Ihnen haben über diesen, überaus komplexen Punkt, sicherlich schon einmal oder sogar mehrfach nachgedacht. Wie es aber so ist, bleibt es oft beim Nachdenken und vermeintlich wichtigere Themen beherrschen den Alltag. Dabei sollte der Ursprungsgedanke, warum Sie einen Softwarewechsel überhaupt in Erwägung gezogen haben, präsent bleiben!
Eine ad hoc Handlung ist allerdings zu vermeiden, denn selbst die Phase der Vorbereitung ist schon sehr umfangreich und gerade in der Anfangsplanung ist Unterstützung wichtig.
Big Player oder Innovationskraft und Flexibilität?
Nun kann man auch auf den Gedanken kommen, dass durch die Komplexität nur ein sehr starker Marktführer für diese Aktion infrage kommt. Weitere Marktbegleiter werden oftmals gar nicht in Betracht gezogen. Sie sollten sorgfältig abwägen, was Sie für Ihre Steuerkanzlei benötigen. Ist Ihnen die Bekanntheit eines Big Players am Markt wichtig, bei dem ab einer gewissen Unternehmensgröße unter Umständen wichtige Anforderungen verloren gehen, oder setzen Sie auf positive Aspekte wie Innovationskraft und Flexibilität?
Was ist ausschlaggebend für die geeignete Wahl?
Würden alle Menschen in Deutschland nur auf Big Player setzen, gäbe es keine erfolgreichen Start-ups und keine Vielfalt, unabhängig der Unternehmensbereiche. Ausschlaggebend für die geeignete Wahl sind Sie, Ihre Kanzlei, Ihre MitarbeiterInnen, Ihre MandantInnen, Ihre Wünsche, Ihre Ziele, Ihre Partner, Ihre IT usw. und schließlich, wie Sie sich von anderen Steuerkanzleien abheben möchten. Lassen sich all Ihre Anforderungen mit Ihrer aktuellen Softwarelösung bzw. dem Service des Anbieters verwirklichen?
Was wollen Sie mit der Software-Umstellung erreichen?
Welche Zukunftsziele verfolgen Sie und sind diese mit einem Softwarewechsel besser, einfacher, schneller, technischer, digitaler, innovativer, kosten- und vor allem serviceorientierter erreichbar? Sind Ihre Dienstleister in der Lage Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützen?
Einzelne Punkte sind einzubeziehen, dürfen aber keine Inseln oder Leuchttürme werden, sondern das digitale Gesamtkonzept muss zusammenpassen. Das sollte vorab gemeinsam aufgestellt, bewertet und abgestimmt werden.
Lohnt es sich für Sie eine Software-Umstellung vorzunehmen?
Verbinden Sie mit Ihrer jetzigen Softwarelösung nur ein gewisses Mittel zum Zweck, ohne das Produkt in den zentralen digitalen Mittelpunkt zu stellen, bzw. benutzen es als „Abarbeitungshilfe“ bzw. „Erfüllungsgehilfe“, ohne es mit Wünschen und Zielen der Kanzlei zu verbinden, wird ein Wechsel schwierig, da nur Software gegen Software ausgetauscht wird. Dies ergibt keinen Sinn, denn die Funktionen sind heute bei allen Softwarelösungen fast identisch.
Die MitarbeiterInnen können so auch nicht mitgenommen werden, denn hier fehlt einfach die überzeugende Antwort auf die Frage „Warum müssen wir das machen?“. Und nur wenn die Vorteile, welche alle davon in Zukunft haben, von Ihnen klar und unmissverständlich kommuniziert werden, wird trotz des vorübergehenden Mehraufwandes durch die Umstellung, ein Erfolgserlebnis daraus. Denn ein Selbstläufer ist es sicher nicht.
Wer ist der perfekte (digitale) Partner für Sie?
Die Anzahl der Anbieter für eine wirkliche Komplettlösung für eine Steuerberatersoftware ist in den letzten 5 – 10 Jahren überschaubar geworden. Vertriebsargumente wie „Zeitdruck“, „Kostenersparnis“ und „alles ist überhaupt kein Problem“ sind fehl am Platz. Wichtige Aspekte sind Serviceorientiertheit, digitale Prozessanalyse im Vorfeld und die ganz klare Ausrichtung auf gemeinsame Ziele der Kanzlei und der praxisnahen Umsetzung.
Dafür sollte ein adäquater zeitlicher Rahmen eingeplant werden. Natürlich spielt auch gegenseitiges Vertrauen eine große Rolle. Es lohnt sich hierauf im Vorfeld zu achten und dies auch während des gesamten Prozesses im Blick zu behalten und weiter auszubauen.
Softwareanbieter mit Kompetenz
Wenn bei Ihnen der Gedanke an einen Softwarewechsel nur ab und an auftritt, weil der eine oder andere Punkt zum Ärgernis führt, ist das zu wenig „Motivation“. Werden aber Eckpunkte wie digitale Ziele, Software, Einbindung von Mandanten, Innovationen, Kosten, Service, IT, usw. immer wieder thematisiert, dann sollten Sie sich Gedanken zu einem Softwarewechsel machen.
Falls der Softwareanbieter, den Sie möglicherweise ins Auge gefasst haben, nervt, wissen Sie schon, dass es der Falsche ist. Kompetenz bei Softwareanbietern zeichnet sich dadurch aus, dass gemeinsam Lösungen für den Weg aufgezeigt, ausgearbeitet, geprüft und beschritten werden und nicht Zeitdruck und Rabatte im Vordergrund stehen.
Ein wichtiger Aspekt ist der Mensch, also hier in erster Linie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Diese mit auf den Weg zu nehmen, das geht nur mit Überzeugung, Offenheit, Motivation und Kommunikation.
Über den Autor:
Christian Heidler
Vorstand der hmd-software AG