Im dynamischen Arbeitsumfeld von Anwältinnen und Anwälten spielen Zeitmanagement und Prozesseffizienz eine entscheidende Rolle. Maßgeblich hierfür ist auch die eingesetzte Kanzleisoftware. Die strukturierte und sorgfältige Auswahl der passenden Kanzleisoftware zahlt sich somit unmittelbar und nachhaltig aus.
Zwischen den einzelnen Herstellern von Kanzleisoftware zeigen sich teils deutliche Unterschiede – auch wenn die grundlegenden Funktionen zunächst gleich erscheinen. Unsere langjährige Erfahrung in der Rechtsbranche zeigt, dass es hierbei hilfreich ist, vor der Anbieterrecherche die Anforderungen entsprechend Ihres Kanzleialltags klar zu definieren. Hierzu empfiehlt es sich, eine Checkliste mit den wesentlichen Kriterien zu erstellen und diese bei der Auswahl zu Grunde zu legen. Dabei sollten unbedingt alle unterschiedlichen Gruppen von Mitarbeitenden der Kanzlei berücksichtigt werden.
Welche Funktionen sind unserer Kanzlei besonders wichtig?
Die erste Frage, die Sie für Ihre Checkliste beantworten sollten, ist die Frage nach den Funktionen, die Sie in der täglichen Arbeit in Ihrem jeweiligen Rechtsgebiet am meisten unterstützen. Benötigen Sie zudem spezielle Schnittstellen, prüfen Sie deren Verfügbarkeit oder sprechen Sie mit den jeweiligen Herstellern, ob eine individuelle Implementierung möglich ist. Stellen Sie sich jedoch auch die Frage:
- Worauf könnten wir als Kanzlei verzichten?
Werden beispielsweise Buchhaltungsaufgaben von Ihrem Steuerberater übernommen, ist ein Buchhaltungsbereich innerhalb der Software vermutlich weitestgehend ungenutzt und gar nicht oder nur in Teilen notwendig.
Ein Ende der Suche nach Dokumenten, E-Mails und beA-Nachrichten
Zeitaufwendige Tätigkeiten wie Kopieren, Stempeln, Verakten und chronologisches Sortieren sind unabdingbar für eine ordentliche Aktenführung. Zur Verbesserung der Produktivität sollten sämtliche benötigten Kommunikationskanäle rechtssicher und chronologisch in der elektronischen Akte zusammengeführt und archiviert werden. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation mit allen Beteiligten erheblich, sondern reduziert den zeitlichen Arbeitsaufwand für eine ordentliche Aktenführung auf ein Minimum.
Die Integration von beA- und E-Mail-Postfächern und eine Personenzuordnung innerhalb der Akte sollte selbstverständlich sein. Unterschiede finden sich vor allem in der Integration weiterer Schnittstellen. Manche Anbieter ermöglichen ebenso den SMS- und E-Fax-Versand, Integration von Telefonanlagen und intuitive Lösung, auch analoge Post in den digitalen Workflow einzubinden. Definieren Sie daher insbesondere zu den folgenden Fragen klare Anforderungen:
- Welche Kommunikationskanäle werden benötigt?
- Soll zwischen unterschiedlichen Kommunikationstools (z.B. Outlook und Kanzleisoftware) gewechselt werden, oder sollen alle Kanäle in einer einzelnen Lösung verfügbar sein?
SaaS (Software as a Service) – das S steht für Service
Bei allen Möglichkeiten, die eine neue Software zu bieten verspricht, sollte im Hinblick auf die Produktivitätssteigerung einer Kanzlei berücksichtigt werden, dass auch die beste Software nur dann optimal den Arbeitsalltag unterstützen kann, wenn Sie sinnvoll bedient wird. Achten Sie bei der Wahl der Software daher insbesondere auf eine intuitive Oberfläche und den Onboarding- sowie Implementierungsprozess. Ein zuverlässiger Support oder Beratungsmöglichkeiten – bestenfalls kostenfrei – sind essenziell, um Produktivitätsverluste durch technische Probleme oder Anwenderfragen im laufenden Kanzleialltag zu vermeiden. Relevante Fragen an dieser Stelle sind:
- Wer übernimmt die Betreuung der Serversysteme (Cloud oder On-Premise)?
- Gibt es eine Wissensdatenbank?
- Gibt es eine frei zugängliche Hotline ohne Hürden? Wie ist die Erreichbarkeit?
- Gibt es eine Notfall-Hotline auch am Wochenende?
- Werden Schulungen angeboten?
Darüber hinaus bedeutet der Aufschwung, den eine neue Kanzleisoftware in Sachen Effizienz und Produktivitätssteigerung darstellen kann, gleichzeitig auch einen Umschwung: von dem bisherigen Workflow auf neue oder andere digitale Prozesse. Hierbei unterstützen viele Anbieter ihre Neukunden mit Angeboten zur Datenmigration und Schulung, sodass bei der Umstellung auf die neue Software weder Zeit noch Informationen verloren gehen.
Wie lässt sich die datensichere und verlustfreie Zusammenarbeit als Kanzleiteam von überall gestalten?
In Zeiten von Home-Office und der immer stärkeren Vernetzung von Privatleben und Beruf ist es unabdingbar, geeignete Arbeitsbedingungen zu schaffen, die Ihre Belegschaft zufriedenstellen.
Der standortunabhängige Zugriff auf sensitive Daten ist bei Anbietern einer Cloud-Lösung über mehrstufige Sicherheitskonzepte – von Zertifikaten über persönliche Logindaten bis hin zur Mehrfaktorauthentifizierung – gegeben. So kann zur gleichen Zeit kanzlei- und weltweit über verschiedene Endgeräte hinweg gearbeitet werden.
Neben dem Zugriff sollte auch die Aktualität der angezeigten Daten im Fokus stehen, insbesondere dann, wenn Sie im Browser in mehreren Fenstern oder von mehreren Standorten aus arbeiten. Dies ist insbesondere dann gegeben, wenn eine Synchronisierung jedes einzelnen Browserfensters in Echtzeit erfolgt. Dies fördert die Produktivität, indem wichtige Informationen stets zugänglich und aktuell sind, was mehreren Personen die gleichzeitige Arbeit an einem Fall ermöglicht.
Automatisierungen und KI (Künstliche Intelligenz) im Rechtsbereich
KI ist derzeit in aller Munde, kommt im Arbeitsalltag jedoch nur selten aktiv unterstützend zum Tragen. Im Bereich der Rechtsrecherche bietet die KI ein hohes Potenzial. Jedoch schafft die KI derzeit nur bedingt Abhilfe dabei, den vielfältigen Aufgaben von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten im Tagesgeschäft gerecht zu werden und die anwaltlichen Prozesse sinnhaft zu unterstützen.
Wiederkehrende Prozessabfolgen können durch Kanzleisoftware auf andere Weise unterstützt werden: Beispielsweise kann dies durch die automatisierte Generierung einer E-Mail, die detaillierte Verfolgung von Aufgaben, die Festlegung von Vorlagen für alle Bereiche oder das Hinzufügen eines Beteiligten zur Akte erfolgen. Arbeitsabläufe müssen so nur einmalig definiert werden, um effizient beliebig oft wiederholt werden zu können. So werden Ihre Prozesse routinierter, einheitlicher und transparenter – und Sie steigern so die Effizienz.
Automatische Dokumentenerstellung zur Vereinfachung von Routineprozessen
Dokumentenvorlagen, welche dank intelligenter Platzhalter die richtigen Inhalte und Informationen aus einer Akte direkt in das Dokument einpflegen können, erleichtern die schnelle Erstellung von Dokumenten. Können Sie dabei in Ihren vertrauten Programmen – wie z. B. Microsoft Word – arbeiten, erhöht dies die Effizienz um ein Vielfaches.
Einer der Hauptunterschiede zwischen einzelnen Herstellern ist die Komplexität der Dokumentenerstellung. Auf der einen Seite gibt es Anwendungen, die Sie in die Lage versetzen, einfache Schreiben mit vordefinierten Bausteinen und wenigen Platzhaltern zu erstellen und dabei einfach zu bedienen sind. Auf der anderen Seite gibt es Anwendungen, die in der Bedienung mehr Erfahrung benötigen, jedoch eine vollautomatische Dokumentenerstellung mit Schleifen und Bedingungen ermöglichen. Aus diesem Sachverhalt ergeben sich zwingend die Fragen:
- Welche Tiefe der Dokumentenerstellung benötigen wir in unseren Kanzleiprozessen?
- Wollen wir unsere bestehenden Tools bspw. Word weiterverwenden?
Darum ist jetzt ein geeigneter Zeitpunkt zum Wechseln
Gängige Software-Systeme für Juristinnen und Juristen, die bereits seit vielen Jahren in deutschen Kanzleien im Einsatz sind, nutzen häufig nicht alle heutzutage verfügbaren technischen Möglichkeiten. Um dauerhaft wettbewerbsfähig sein zu können, müssen Sie Zeitfressern, wie langsamen und unübersichtlichen Prozessen, entgegentreten. Am besten mit einer Software, die die Prozesse Ihres Arbeitsalltags abzubilden vermag und Ihnen den Weg zu einer smarten, modernen Kanzlei ebnet.
Auch der Wunsch vieler Mitarbeitenden, effizient, produktiv, überall, digital und zufriedenstellend arbeiten zu können sollte Gehör finden, um fähige Teammitglieder an Ihre Kanzlei zu binden. Beginnen Sie daher mit der Erstellung Ihrer persönlichen Checkliste und finden Sie heraus, was der aktuelle Markt an Kanzleisoftware für Ihre Anforderungen bereithält, um die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens zu erhöhen.
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Über den Autor:
Sebastian Manegold - Geschäftsführer und Mitgründer der pro|nodes GmbH Seine Firma entwickelt und vertreibt mit jur|nodes eine Cloud-Kanzleisoftware für Kanzleien jeder Größe. In seiner Tätigkeit unterstützt er seit vielen Jahren Kanzleien bei der erfolgreichen Digitalisierung und Prozessoptimierung.