Elektronischer Rechtsverkehr, elektronische Aktenführung, mobiles Arbeiten, überörtliche Zusammenarbeit: Es herrschen beste Rahmenbedingungen dafür, dass sich in Zukunft eine neue Softwaregattung als Standardwerkzeug für die forensische Aktenarbeit etabliert.
Denn mit der Digitalisierung der Kommunikation, der Aktenführung und der Kollaboration wird die elektronische Akte zur Arbeitsgrundlage für Rechtsanwälte und Richter. Die Folge dieser Entwicklung wird die Digitalisierung der juristischen Aktenarbeit sein.
Dabei geht es um viel mehr als um die strukturierte Ablage von Dokumenten in elektronische Akten. Litigation Software bildet die typischen Arbeitsschritte, die der Jurist bei der Bearbeitung forensischer Fälle durchführt, präzise ab.
Sie umfasst die Organisation der Fallbearbeitung, die Analyse und Strukturierung der Akteninhalte sowie die Verarbeitung der Akteninhalte zu neuen Dokumenten wie Schriftsätzen, Gutachten und Entscheidungen.
Juristische Aktenarbeit ist eine besondere Form der Wissensarbeit. Deren Herausforderungen stellt Kurt Schellhammer in seinem Lehrbuch für die Referendarsausbildung meiner Ansicht nach besonders anschaulich dar:
„Die Prozessakte ist Rohmaterial: ein Bündel Schriftsätze und Protokolle, Parteikorrespondenz und andere Unterlagen, gerichtliche Verfügungen und Zustellungsurkunden. Sie überschüttet den Leser mit einer Fülle von Informationen, die oft ungeordnet und verworren sind. Tatsachen und Rechtsbegriffe, aktuelle und überholte Behauptungen, Streitiges und Unstreitiges sind zu einem schwer verdaulichen Brei verrührt. Das Material, so wie es die Akte liefert, juristisch zu analysieren, ist vollends unmöglich. Zuerst muss man den Prozessstoff sammeln und ordnen.“ 1
Juristische Wissensarbeit beginnt immer damit, dass alle relevanten Informationen des Falls identifiziert und nach Sachzusammenhängen geordnet werden.
In der Papierakte behelfen sich Rechtsanwälte und Richter regelmäßig damit, dass sie wichtige Textstellen markieren, mit Notizen versehen und Klebezettel meist unterschiedlicher Farben verwenden, um die Sachzusammenhänge zwischen den einzelnen Informationen möglichst schnell wieder zu erkennen. Richter erstellen regelmäßig Aktenspiegel. In komplexen Verfahren verfassen Rechtsanwälte Aktenübersichten, je nach Bedeutung des Falls erstellen sie Mindmaps oder sogenannte Speaking Papers, welche die gleiche Funktion erfüllen.
Das gemeinsame Merkmal der zusammenfassenden Darstellung des Prozessstoffes ist, dass Fallinformationen über Dokumentengrenzen hinweg miteinander verknüpft werden.
Bei der Digitalisierung der juristischen Wissensarbeit ist dies von entscheidender Bedeutung. Die elektronische Akte stellt die Prozessakte – um in der Sprache von Herrn Schellhammer zu bleiben – als „Rohmaterial“ dar.
Einzelne Dokumente werden nach deren Ursprung, deren Art oder sonstigen Merkmalen strukturiert. Solange die in den Dokumenten enthaltenen Inhalte nicht über Dokumentengrenzen hinaus miteinander verknüpft werden können, bleibt der Prozessstoff in der elektronischen Akte jedoch der „schwer verdauliche Brei“, der noch strukturiert werden muss.
Herkömmliche elektronische Akten strukturieren Dokumente.
Litigation Software strukturiert Akteninhalte.
Sie verfügt über umfassende Funktionen zur juristischen Analyse und Strukturierung von Akteninformationen. Einmal hergestellte Informationsverbindungen werden bei jeder weiteren Aktendurchsicht sofort erkennbar. Relevante Inhalte aus beliebigen Dokumenten können in Inhaltestrukturen überführt werden, die ein präzises Bild davon vermitteln, wie relevante Informationen gedanklich miteinander in Verbindung gesetzt und in Schriftsätzen oder Entscheidungen verarbeitet wurden.
Elektronische Inhaltestrukturen gewährleisten eine effiziente und effektive Informationsverarbeitung und bilden die Grundlage für die Entwicklung von Wissen und für einen wirksamen Wissenstransfer zwischen Juristen.
Juristen profitieren zweifelsohne von den immer besser werdenden Tools im Bereich des Dokumentenmanagements, der Kommunikation und der Kanzleiorganisation. Sobald sie aber komplexe Fälle bearbeiten, scheint die Digitalisierung des Rechtsmarkts bisher an ihre Grenzen zu stoßen. Dabei beginnt hier gerade erst die eigentliche Tätigkeit des Rechtsanwalts: die individuelle Fallarbeit.
Sowohl in der Justiz als auch in der Anwaltschaft wird aktuell nach Wegen aus diesem Dilemma gesucht. So sollen die elektronischen Akten der Gerichte um intuitiv bedienbare sogenannte Strukturierungswerkzeuge ergänzt werden, um den Weg zur elektronischen Fallarbeit für die Richter zu ebnen.
Ein Managing Partner einer mittelständischen Wirtschaftskanzlei berichtete mir kürzlich, dass seine Kanzlei mit viel Aufwand eine neue leistungsstarke elektronische Akte eingeführt habe. Er musste jedoch feststellen, dass seine Kollegen komplexe Gerichtsverfahren weiterhin papierbasiert bearbeiten. Ich empfahl ihm, den nächsten Schritt zu gehen und auch die juristische Fallarbeit zu digitalisieren.
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1 Kurt Schellhammer, Die Arbeitsmethode des Zivilrichters, 16. Auflage (2009), S. 41
Über den Autor:
Uwe Horwath
Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht sowie
Gründer und Mitgeschäftsführer der METHODIGY GmbH