Die digitale Revolution macht unsere Welt immer vernetzter. Auch das Automobil wird digitalisiert. Hersteller und Zulieferer setzen auf den Einsatz von Software, Telematik und Cloud-Computing für zukunftsfähige Mobilitätslösungen unter dem Stichwort Connected Cars.
Laut einer Studie des Center of Automotive Management werden 2025 alleine in Deutschland rund 15 bis 20 Millionen Fahrzeuge vernetzt sein.
Doch schon heute können Unternehmen mit Fuhrparks, aber auch Freiberufler und Selbstständige mit Firmenfahrzeugen, von digital gestützten Anwendungen vielfach profitieren. Die Digitalisierung hilft bereits dort, wo es um die betriebliche Nutzung von Fahrzeugen und deren steuerlichen Nachweis geht.
Digitale Fahrtenbücher erleichtern das Einhalten der strengen Vorgaben seitens der Finanzbehörden, denn das Führen eines Fahrtenbuchs setzt beispielsweise voraus, dass jede Fahrt zeitnah dokumentiert werden muss.
Fahrtenbuchmethode 4.0
Wenn private Fahrten mit dem Dienstwagen erlaubt sind, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Dazu kann die 1%-Regelung oder die Fahrtenbuch-Methode genutzt werden.
Wer die pauschale Methode vermeiden will, muss bei der Fahrtenbuchmethode die Gesamtkosten des Fahrzeugs und, über ein Fahrtenbuch kalendertäglich, die Fahrten getrennt nach dienstlich, Wohnung/erste Tätigkeitsstätte und privat nachweisen. Jede Fahrt muss dabei zeitnah, lückenlos und unveränderbar dokumentiert werden, sonst verwehrt das Finanzamt die Anerkennung.
Das digitale Fahrtenbuch erledigt automatisiert die meisten der Pflichteingaben. Der Fahrer muss nur noch die Art der Fahrten zuordnen, bei Dienstfahrten den Zweck und den Geschäftspartner ergänzen und ggf. Umwege dokumentieren. Wobei diese Eingaben bei innovativen Lösungen nachträglich leicht zu pflegen sind.
Ab 2019 Steuervorteile für E- und Hybrid-Fahrzeuge
Vor dem Kauf eines digitalen Fahrtenbuchs gilt es besonders mit den für 2019 angekündigten Steuervorteilen für E- und Hybridfahrzeuge auf die Kompatibilität des digitalen Fahrtenbuchs mit dem jeweiligen Antrieb zu achten.
Bereits jetzt ist es ärgerlich genug, wenn digitale Fahrtenbücher nicht bei allen Fahrzeugtypen eines Firmenfuhrparks funktionieren. Nicht jede Technik ist bei jeder Antriebsart einsetzbar. Gerade bei E- und Hybridfahrzeugen ist die richtige Telematik-Hardware entscheidend, da bei vielen Modellen gängige Lösungen über einen OBD-Stecker nicht ausreichend kompatibel sind.
Hier ist ein digitales Fahrtenbuch mit spezieller Telematik-Hard- und Software erforderlich. Selbst wenn bei Fahrzeugtypen mit Elektro- oder Plug-in-Hybrid-Antrieb nur 50 Prozent der – allerdings dann noch deutlich höheren – Listenpreise als Grundlage für die 1-prozentige Versteuerung genommen werden soll, lohnt sich dennoch in vielen Fällen die Fahrtenbuchmethode.
Denn als Grundlage für den privaten Anteil nach der Fahrtenbuchmethode sind hier nur die hälftigen Abschreibungen bzw. die hälftigen Leasingaufwendungen zugrunde zu legen.
„All-In-One“ ist für kleine und große Fuhrparks die Lösung
Ob kleine oder große Fuhrparks, ein „All-in-One“ System bietet in beiden Fällen zahlreiche Vorteile. Allerdings sollte das System modular einsetzbar sein und eine flexible Einführung ermöglichen – zum Beispiel mit einem digitalen und vom Finanzamt anerkannten Fahrtenbuch.
Modular bedeutet, dass ab der ersten Investition darauf geachtet werden sollte, dass ggf. später eingesetzte weitere Module – wie Buchung und Fahrzeugdisposition, Führerscheinkontrolle, Corporate Carsharing bis hin zum Flottenmanagement as a Service – auf einer Plattform laufen. Ist dieses „All-In-One“ nicht der Fall und sind die Einzellösungen nicht kompatibel bzw. miteinander zu koppeln, werden erwartete Einsparmöglichkeiten und Synergien ausbleiben.
Viele Schnittstellen und Einzelsysteme bedeuten in der Regel viele Datenabbrüche, viele Programme und Apps, keine einfache Usability, häufiges manuelles Eingreifen und mehrfache Datenschutzvereinbarungen – also einen enormen Aufwand.
Fazit
Mit einem digitalen Fahrtenbuch, das auf Fahrzeugdaten direkt zugreift, ist das Nichtanerkennungsrisiko durch die Finanzbehörde vermeidbar. Firmenwagenfahrer sparen nach unseren Berechnungen durchschnittlich 2.700 Euro im Jahr. Unternehmen können mit einer durchschnittlichen Beitragsersparnis der Sozialversicherung in Höhe von 500 Euro pro Jahr und Fahrzeug rechnen.
Freiberufler, Selbstständige oder Unternehmer mit Firmenfahrzeugen und kleinen Fuhrparks sollten modular beginnen. Digitale Fahrtenbücher als Kernmodul und die Nutzung weiterer digitaler Möglichkeiten sind jedem Mandanten mit einem Fuhrpark nur zu empfehlen.
Wer auf zukunftsfähiges Fahren mit neuen Antrieben, steuerlichen Vorteilen und zudem auf den Schutz der Umwelt setzt, nutzt ein digitales Fahrtenbuch, das inklusive aller Kosten die CO2-Emissionen neutralisiert.
Mit der richtigen Technik für eine zukunftsfähige Mobilität können Steuerberater und Mandanten schon jetzt einiges an Steuern, Zeit und Emissionen sparen.
Den Überblick behalten
Mit einem vom Finanzamt anerkannten digitalen Fahrtenbuch, das alle Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und Mitbestimmungspflichten erfüllt, sind Mandanten gut beraten. Auf die Kompatibilität zu weiteren sinnvollen Modulen ist zu achten. Quelle: VISPIRON CARSYNC
Über die Autoren:
Amir Roughani
Unternehmer und Geschäftsführer des 2002 in München
gegründeten Technologieunternehmens VISPIRON
Gerhard Nolle
Fachreferent „Steuern im Fuhrpark“ bei der Weiterbildung
zum „zertifizierten Fuhrparkmanager (DEKRA)“ und Steuerexperte
für den Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V.