Schlüsselfaktor Wertschätzung in der Mitarbeitergewinnung und -bindung
Fachkräftemangel, demografischer Wandel und eine stark veränderte Arbeitskultur fordern uns in der Steuerberatung schon seit einiger Zeit heraus. Eine Frage steht im Brennpunkt: Wie gewinnen wir an Attraktivität bei gleichzeitig steigenden fachlichen Anforderungen? Einerseits um neue Mitarbeiter anzuwerben, andererseits, um unsere qualifizierten Fachkräfte langfristig zu halten. Dabei überzeugen ergonomische Schreibtische, andere Arbeitszeitmodelle und Co. nicht allein. Was wirklich zählt, ist aus meiner Sicht der Faktor Wertschätzung und die drei Aspekte: gelebte Wertekultur, Verantwortung für die eigene Arbeit und eine gute Kundenbeziehung zu den Mandanten. Ersteres ist Aufgabe des gesamten Teams, aber im Wesentlichen auch „Chefsache“ der Kanzleiführung. Letzteres erzielen Steuerberater durch zufriedene Mandanten und Eigenverantwortlichkeit. Der Weg dorthin lässt sich mit digitaler Unterstützung gut ebnen.
Stolzkultur – Gemeinsame Werte in der Kanzlei leben
Viele Arbeitnehmer suchen heute nicht nur nach einem Job, sondern nach ihrem Traumjob. Deshalb sollten Kanzleien sich ebenso auf den Weg machen und die Weichen für eine Traumkanzlei stellen. Wir haben als Steuerkanzleien eine Menge zu bieten und sollten uns das bewusst machen. Zum gemeinsamen Warum gelangen Kanzleien, wenn sie die Beweggründe, Wünsche, Ziele und auch Ängste der Mitarbeiter beleuchten. Auf diese Weise lassen sich geteilte Werte und Stärken aufdecken und gemeinsam weiterverfolgen bis zur Kanzlei-DNA. Eine Option ist beispielsweise der Gallup-Strengths-Finder, eine kostengünstige Möglichkeit, die einzelnen Stärken aller Mitarbeiter zu identifizieren. Das Buch dazu gehört zum Kanzlei-Onboarding-Prozess für alle neuen Mitarbeiter. Als Ergebnis einer gelebten Kanzlei-Wertekultur entwickeln sich Stolz, Freude und Leidenschaft und bilden ein starkes Fundament auch in schwierigen Zeiten.
Mandantenzufriedenheit als Wertschätzungsfaktor für Mitarbeiter
Damit Kanzleimitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit vollends aufgehen, braucht es aber noch eine zweite Voraussetzung: Anerkennung von ihren Mandanten. Dafür sollte die Zusammenarbeit von Anfang an klar geregelt sein: Redaktionsschluss für Buchhaltungsbelege, auf welchem Weg die Lohnmeldungen stattfinden, wann der Abschluss erstellt wird, wie mit offenen Belegen verfahren wird. Die Steuerkanzlei sollte imstande sein, die „Führungsrolle“ einzunehmen. Allerdings genügen BWA, Lohnjournal und Quartalsbuchhaltung heute oftmals nicht mehr, um Mandanten vom Wert unserer Arbeit zu überzeugen. Aktuelle zeitnahe Auswertungen, einfache Kommunikation und proaktive Beratung sind heute Pflicht. Die Steuerberatungsbranche benötigt innovative Angebote auf der Höhe der Zeit.
Digitale Kundenbeziehungen zur Arbeitsentlastung nutzen
Digitalisierung ist der Schlüssel, um den Mandantenservice auf ein neues, zeitgemäßes Niveau zu heben. Die umfassenden digitalen Daten unserer Mandanten können so genutzt werden. Mit effizienteren digitalen Workflows lässt sich Zeit sparen, die Mitarbeiter und Steuerberater wiederum zugunsten einer besseren Beratungsleistung nutzen können. Die Mitarbeiter werden spürbar entlastet und können sich ihren Mandanten mit Energie und Freude widmen. Auch eine konsequente digitale Kommunikation, die über den E-Mail-Verkehr hinausgeht, fördert die Zusammenarbeit: Nämlich dann, wenn Mandanten die Aufgaben dadurch schneller abarbeiten können und eine zeitnahe Information, z.B. zur Liquidität oder Unternehmensentwicklung, zur verlässlichen Entscheidungsgrundlage wird. Der Mehrwert besteht dabei nicht nur in übersichtlich aufbereiteten und modern dargestellten Informationen. Vielmehr helfen auch Controlling-Tools, die automatisiert Beratungsansätze generieren, die Zusammenarbeit weiter zu stärken und Steuerberater zu echten Unternehmensbegleitern zu machen. Die Optimierung der internen und externen Prozesse leistet somit einen erheblichen Teil zur effizienten und partnerschaftlichen Zusammenarbeit.
Digitaler Austausch im Team
Digitalisierung kann aber auch bei rein internen Prozessen hilfreich sein. So bieten beispielsweise Mitarbeiterapps aktuelle Möglichkeiten für den Austausch im Team und den innerbetrieblichen Wissenstransfer. Aktiv genutzt stärken sie das Gemeinschaftsgefühl auch in Zeiten von Homeoffice, Shared Desk und Co. – und zwar über verschiedene Standorte hinweg.
Fazit
Die wichtigste Währung sind heute Wertschätzung und Sinn der Arbeit. Eine Kanzleikultur, die auf gemeinsamen Werten basiert, ist der Anfang. Digitale Prozesse erleichtern die tägliche Arbeit von Steuerberatern und deren Mitarbeitern, bringen Zeitersparnisse und effizientere Kommunikationswege mit sich. Satt „Digilemma“ entsteht so echter Mehrwert. Speziell Controlling-Lösungen können die Qualität der Arbeitsergebnisse steigern und eine positive Kettenreaktion auslösen. Denn aktuelle und gut aufbereitete Ergebnisse überzeugen Mandanten. Die wiederum schätzen so ihre Kanzleiansprechpartner und bieten die Grundlage für eine erfüllende und sinnstiftende Aufgabe. Beste Voraussetzungen für den Traumjob Steuerspezialist.
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Über die Autorin:
Ines Scholz
ist seit über 20 Jahren Steuerberaterin, seit 2001 selbstständig als Fachberaterin Nachfolge, Unternehmerin, Autorin, Referentin uvm. Seit 2019 ist sie Gesellschafter-Geschäftsführerin des Software-Startups Cheftresor GmbH