Die digitale Transformation stellt Steuerberater vor neue Herausforderungen. Der Wandel von manuellen Tätigkeiten zu digitalen und (teil-) automatisierten Prozessen führt auch zu einer Veränderung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten. In den Diskussionen über mögliche Lösungsansätze für die digitale Mandantenkommunikation fällt regelmäßig das Schlagwort „Collaboration“.
Unter Collaboration versteht man die digitale, projektbezogene Kommunikation zwischen mehreren Beteiligten. Es handelt sich also um Softwarelösungen, die es Menschen ermöglichen, miteinander in einer vorab definierten Gruppe zu kommunizieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Dateien zu arbeiten.
Das wesentliche Differenzierungsmerkmal zum klassischen Kommunikationskanal via E-Mail liegt darin, dass themenspezifische Dokumente allen Beteiligten in einem gemeinsamen digitalen Projektraum online und jederzeit abrufbar zur Verfügung stehen. Die zeitintensive Recherche in langkettigen E-Mail-Verläufen oder in papierhaften Ordnern, die in den Archiven der Kanzlei liegen, ist dadurch ein für alle Mal passé. Das bringt mehrere Vorteile mit sich:
▪ Vereinfachte Kommunikation in Echtzeit
▪ Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
▪ Transparente Prozesse
▪ Zentrales Dokumentenmanagement
Nicht nur für die externe Kommunikation ist eine Collaboration-Plattform sinnvoll. Auch die gesamte Kommunikation innerhalb eines Beratungsteams kann so digitalisiert und dezentralisiert werden. Durch Chat- und Kommentarfunktionen ist ein direkter, themenbezogener und damit vergleichsweise effizienterer Austausch mit Kollegen und Mandanten möglich.
Die Entwicklungen um COVID-19 haben zu einer signifikant höheren Nutzung digitaler Anwendungen im beruflichen Kontext geführt (Stichwort: Homeoffice). Ausschlaggebend dafür war und ist in erster Linie die Notwendigkeit zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Dieser Faktor wird auch in Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen. Aufgrund der cloudbasierten Funktionsweise bildet eine Collaboration-Plattform daher die Grundlage für modernes Arbeiten.
Mit Hilfe einer Collaboration-Plattform umständliche Insellösungen vermeiden
Eine hochwertige Collaboration-Software vermeidet Insellösungen: Um ein möglichst vielfältiges Aufgabenspektrum abzudecken, werden im Idealfall eigenentwickelte Komponenten und Standard- Tools kombiniert.
Wesentliche Merkmale einer vollumfänglichen Collaboration- Plattform sind – neben dem hochsicheren Daten- und Informationsaustausch – die Bereitstellung einer Kommunikationsplattform, die Möglichkeit, kanzleiinterne Geschäftsprozesse abzubilden, ein präzises Aufgabenmanagement sowie Transparenz. Für Letzteres können beispielsweise alle Aktivitäten innerhalb eines Projektes systemseitig im sog. „Audit Trail“ erfasst und gespeichert werden.
Collaboration-Lösungen zeichnen sich zudem durch einen hohen Grad an Individualität und Flexibilität aus. Erst dadurch wird es möglich, die Logik wiederkehrender bzw. kontinuierlicher Tätigkeiten, wie beispielsweise einer erneuten Beauftragung zur Jahresabschlusserstellung, abzubilden.
Die Softwarelösung muss sich den individuellen Wünschen des Berufsgeheimnisträgers anpassen können. Weder sollte die IT-Infrastruktur der Kanzlei grundlegend verändert noch eine zweite IT-Lösung in die bestehenden Geschäftsprozesse eingebunden werden. Insbesondere Datenredundanzen gilt es zu vermeiden. Gleichzeitig soll die Datensicherheit für die in der Cloud ausgetauschten Dokumente höchsten Standards entsprechen. Gerade in der Steuerfunktion bietet es sich deshalb an, auf eine qualitativ hochwertige Collaboration-Lösung zu setzen.
Zusammenfassend sollten Steuerberater folgende Punkte bei ihrer Entscheidungsfindung berücksichtigen:
▪ Anpassungsfähigkeit an bestehende IT-Infrastruktur der Kanzlei
▪ Höchste IT-Sicherheitsstandards in der Cloud
▪ Verhinderung von Datenredundanzen
▪ Vollständige Integration der Geschäftsprozesse
▪ Integration /Anbindung von bestehenden Software-Lösungen
Mandanten profitieren von Collaboration in der Steuerberatung 4.0
Die rasanten technologischen Fortschritte und das damit verbundene Aufkommen potenziell disruptiver Technologien, machen auch vor Steuerberaterkanzleien nicht halt. Um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen weiterhin gerecht zu werden, stehen die bestehenden Dienstleistungen und Praktiken auf dem Prüfstand.
Eine Collaboration-Plattform kann der Kanzlei umfangreich assistieren. So werden alle Phasen der Mandatsbearbeitung unterstützt: Von der Auftragsannahme, über die Planung und Durchführung bis hin zu Berichterstattung und Dokumentation. Neben der Steuererklärung lassen sich auch weitere Dienstleistungen im virtuellen Modus bearbeiten, wie beispielsweise die Jahresabschlusserstellung oder auch die Finanzbuchhaltung. So bleibt am Ende mehr Zeit für das Kerngeschäft: die Beratung der Mandanten.
Über die Autoren:
Marco Bogendörfer
verantwortet IT-Projekte für Kommunikationslösungen und
kollaborative Arbeitsprozesse.
Mitgründer der 5FSoftware GmbH, die eine neuartige
Collaboration-Plattform für Berufsgeheimnisträger entwickelt.
Felix Hofstetter
beschäftigt sich seit mehreren Jahren mit Digitalisierung,
Schwerpunkt Wirtschaftsprüfung und Rechnungswesen.
Nach Erfahrungen bei großen WP-Gesellschaften im Prozessmanagement
ist er nun Teil der 5FSoftware GmbH.
Quelle DStR 40/2020