Zum Ende des zweiten Jahres, das nun von der Corona- Pandemie geprägt war, zeigt sich nur noch stärker: Arbeitsprozesse werden immer digitaler und sind bei Weitem kein Trendthema mehr. Stattdessen zeigt sich, wie Abläufe auf jeder Ebene angepasst werden müssen, um auch in der Telearbeit und im Home Office reibungslos zu funktionieren. Apps und digitale Software-Lösungen bieten Abhilfe, vereinfachen Zeitfresser und ermöglichen eine dezentrale Organisationsstruktur unabhängig vom Ort und der Zeit.
Damit digitale Arbeitsweisen jedoch kein Pandemie-Pflaster bleiben, sondern langfristig in Prozesse integriert werden, müssen diese mit Bedacht ausgewählt werden. Kanzleien und Mandanten, die sich noch nie mit solchen Technologien beschäftigt haben, stellen sich die Fragen, ob sie überhaupt eine Softwarelösung für ihre Zwecke benötigen und worauf sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters achten sollen.
Sieben Tipps zur Auswahl des richtigen Tools
1. Anwendungsbereiche überprüfen
Dieser grundlegende Schritt ist gewissermaßen eine Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsabläufe. Welche funktionieren bereits reibungslos, welche sind manuell aufwendig, fressen Zeit und sind dezentral nicht ausführbar? So erkennen Sie, welche Bereiche wirklich von einer digitalen Lösung profitieren könnten.
2. Lokalisierung(en) überprüfen
Ist Ihre Kanzlei bzw. Ihr Mandant nur in Deutschland tätig und hat dort seinen Geschäftssitz? Oder agieren Sie und Ihre Mandanten auch international?
3. GoBD & DSGVO Konformität der Software überprüfen
Klären Sie unbedingt, ob die Software die rechtlichen Rahmenbedingungen für Ihre Zwecke erfüllt. Lösungen, mit denen Sie Dokumente verwalten, sollten im besten Fall über ein GoBDZertifikat verfügen und darüber hinaus die DSGVO erfüllen. Bei Anbietern mit Sitz in Deutschland ist dies meist einfacher.
4. Verfügbare Schnittstellen zu Ihren ERP- und Buchungssystemen überprüfen
Integrationen und direkte Schnittstellen zwischen verschiedenen Softwarelösungen bieten nicht nur großen Komfort bei der schnellen Übertragung vorvalidierter Daten, sie sorgen damit auch für einen großen Hebel bei der Prozessoptimierung und Zeitersparnis pro Abrechnung. Daher sollte Ihnen der Anbieter Integrationen zu jenen Systemen bereitstellen, die Sie in der Kanzlei verwenden. Tragen Sie am besten alle benötigten Integrationen zusammen und legen Sie diese Liste Ihrer Marktrecherche zugrunde.
5. Bedienbarkeit persönlich testen
Das Design einer App oder einer anderen Software-Lösung sollte intuitiv bedienbar und erlernbar sein. Das ist das erklärte Ziel einer guten Benutzerführung. Stellen Sie sich vor, Sie haben nach langer Recherche eine Software ausgewählt und eingeführt, aber ihre Kollegen möchten sie nicht verwenden, weil die Prozesse kompliziert und unlogisch sind? Das lässt sich mit kostenlosen Testphasen ganz einfach vermeiden.
6. Implementierungsprozess und Services des Anbieters überprüfen
Wirkt der Anbieter kompetent und serviceorientiert? Wie sehen die ersten Schritte nach dem Vertragsschluss konkret aus? Gibt es einen Implementierungsplan und Onboarding-Services? Ein kompetentes Software-as-a-Service-Unternehmen stellt Ihnen einen auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Leistungskatalog zusammen.
7. Eventuell: Kosten-Nutzen-Analyse
Der Kostenfaktor spielt natürlich eine nicht unwesentliche Rolle. Um hier Klarheit zu schaffen, können Sie die Lizenzgebühren der Software mit der Ersparnis pro Monat oder Jahr gegenrechnen. Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Tools lohnt sich, wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden Lösung für Ihre Kanzlei suchen.
Die Vorteile von Apps gegenüber konventionellen Methoden sind je nach Anwendungsbereich unterschiedlich, stellen im Allgemeinen dennoch klar hervor:
• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten
• Nachweislich schnellere Prozesse • Echtzeit-Status zu Reportings und Berichten
• Höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze Kanzlei
• Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder Zeit
• Fördert dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien und asynchrones Arbeiten
• Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling durch Automatisierung • Fördert Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei
• Oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter) Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf Mandanten und befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der Kanzlei.
Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse – beispielsweise für Reisekosten und Spesen – können Kanzleien erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. In diesem Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus: Arbeiten Sie noch auf Papier oder schon digital?
Über den Autor:
Nikolai Skatchkov
CEO & Mitgründer von Circula