Prozesse zu digitalisieren ist heute kein Trend mehr, sondern ein absolutes must have. Über Abteilungsgrenzen hinweg und beileibe nicht auf die IT beschränkt. Denn mit digitalen und im besten Fall auch gleich automatisierten Workflows starten zukunftsorientierte Unternehmen richtig durch– und mit ihnen auch deren Mitarbeitende.
Aktuelle Umfragen unter Führungskräften zeigen, dass eine Prozessautomatisierung die Zufriedenheit in der Belegschaft deutlich erhöht, weil die gewonnene Zeit für höherwertige Aufgaben genutzt werden kann. Für die Lohnabrechnung bedeutet das zunächst einmal ganz konkret: deutlich weniger Stress am monatlichen Stichtag für die verantwortliche Fachabteilung.
Das Grundproblem: In der Digitalisierung der Lohnabrechnung hinken deutsche Organisationen hinterher. Bis heute hat der Löwenanteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen die Lohnabrechnung entweder gar nicht oder nur graduell digitalisiert. Die relevanten Daten werden oftmals noch manuell in Tabellen eingegeben und an die Steuerbüros übergeben.
Dieses Vorgehen hat drei massive Nachteile: eine hohe inhaltliche Fehleranfälligkeit, einen enormen zeitlichen Aufwand und als Folge daraus wiederum eine geringere Produktivität. Was kann in dieser Situation helfen? Eine möglichst weitgehende Digitalisierung und auch Standardisierung des Abrechnungsprozesses für den Mittelstand über Workflow-Systeme.
Damit dies funktionieren kann, müssen die Software-Komponenten aus Personalverwaltung und Lohnabrechnung möglichst reibungslos ineinandergreifen und miteinander kommunizieren. Dafür braucht es zunächst einmal ausgereifte technische Schnittstellen zwischen den digitalen Lösungen. Erst diese ermöglichen im nächsten Schritt eine echte Automatisierung der Prozesse.
Mit positiven Ergebnissen: der Zeitaufwand für rein administrative, manuelle Arbeiten auf Seiten von Unternehmen und Steuerkanzleien geht gegen Null. Endlose Kommunikationsschleifen und der postalische Versand ausgedruckter Dokumente gehören endgültig der Vergangenheit an.
Win-win-Situation für HR und Steuerkanzlei
So läuft der Lohnabrechnungsprozess beispielhaft in drei Schritten ab. Zunächst übertragen die Mandanten und Mandantinnen am Monatsende per Mausklick die lohnrelevanten Mitarbeitendendaten aus der digitalen Personalakte ihrer Personalsoftware direkt in das DATEV Rechenzentrum. Im nächsten Schritt erstellt die Steuerkanzlei dann die Abrechnungen wie gewohnt im DATEV Lohnprogramm. Zum Abschluss des Prozesses rufen die Mandanten und Mandantinnen dann die fertigen Lohnabrechnungen wieder in der eigenen Personalsoftware ab und übertragen diese direkt in die digitale Personalakte, wo sie von den Mitarbeitenden abgeholt werden. Natürlich alles einfach per Mausklick.
In einer hochwertigen All-in-One-Software haben Steuerkanzleien über ein externes Profil während des Prozesses die Möglichkeit, jederzeit lohnrelevante Daten und untermonatige Veränderungen einzusehen. Auf diese Art erhalten Steuerkanzleien volle Transparenz, können bei Bedarf wichtige Unterlagen direkt aus dem System herunterladen und sparen wertvolle Zeit, die sie in die strategische Beratung der Mandanten und Mandantinnen investieren können.
Und das heikle Thema Datenschutz? Ist keines mehr, da durch die automatisierte und verschlüsselte Übertragung der Daten zu DATEV die Fehleranfälligkeit minimiert, die Datensicherheit gesteigert und der Datenschutz nach DSGVO sichergestellt wird.
So werden Steuerkanzleien zu digitalen Vorreitern
Was braucht es für ein gutes Gelingen der beschriebenen Prozesse in der Lohnabrechnung? Zunächst einmal Offenheit für digitale Transformation und zukunftsorientieres Denken auf Seiten von Mittelstand und Steuerkanzleien– sowie als technische Basis geeignete Software-Lösungen, die die Partner auf Augenhöhe zusammenbringen. All-in-One-Lösungen sollten auf jeden Fall über ein individuelles Rechte- und Rollenkonzept verfügen, externe Zugänge für Steuerberater bieten sowie sichere
Schnittstellen zu Lohnprogrammen wie zum Beispiel von DATEV besitzen. Im Idealfall werden die Steuerberater vom Anbieter der Personalsoftware direkt geschult und im nächsten Schritt auch zertifiziert, um ihre Mandanten und Mandantinnen bestmöglich beraten zu können.
Qualitativ hochwertige Anbieter begleiten den Implementierungsprozess darüber hinaus mit individuellen Partner Managern, die bei Gesprächen mit interessierten Mandanten und Mandantinnen unterstützen und bei der Umsetzung gemeinsamer Kundenprojekte mit an Bord sind, um einen reibungslosen Abrechnungsprozess sicherzustellen.
Digitale Premium- Lösungen erweitern das Leistungsspektrum von Steuerkanzleien und positionieren diese gleichzeitig als digitale Vorreiter für eine ganzheitliche Sicht auf Lohn- und Personalprozesse. Damit die Digitalisierung im deutschen Mittelstand ein großes Stück vorankommt.
Über den Autor:
Louis Wiedenhofer
Leiter des Personio Partnerprogramms
für Kanzleien