Gehaltsabrechnung und Personalarbeit waren früher strikt getrennt. Im Zuge der digitalen Transformation nähern sich beide Welten aneinander an. Entscheidend dabei ist die Wahl der richtigen Lösung. Schließlich sind die Aufgabenfelder so anspruchsvoll und vielfältig, dass diese nicht ohne weiteres von derselben Person ausgefüllt werden können.
Während der Payroll Manager je nach Größe des Unternehmens die Verantwortung über die Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung, die Einhaltung tariflicher Bestimmungen und Fristen bei den Steuerzahlungen und Sozialabgaben sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben, wie etwa die Pflege der Personalstammdaten oder das Führen der Personalakten trägt, liegt die Hauptbeschäftigung des HRlers vielmehr in den traditionellen Disziplinen des Personalwesens: Recruiting bzw. Bewerbermanagement, Talent Management und Personalmanagement.
Payroll Manager und HRler: verschiedene Schwerpunkte
Die Kooperation mit Steuerberatern sorgt bei Unternehmern für eine deutliche Entlastung. Auf der einen Seite reduziert sich der zeitliche Aufwand für die Lohnabrechnung, auf der anderen Seite wird kein eigenes fachliches Personal für komplexe Abrechnungsvorgänge benötigt. Trotz oder gerade aufgrund der verschiedenen Schwerpunkte lässt sich der Entgeltabrechner überwiegend von den Zahlen leiten.
Auf der anderen Seite stützen sich Personaler bei der Entwicklung und Förderung der Belegschaft ebenfalls auf ihre gesammelte Erfahrung, Empathie und Intuition. Nichtsdestoweniger können beide nicht nur sinnvoll mit der gleichen Datenbasis arbeiten, sondern sind in vielen Fällen auch und vor allem von diesen abhängig.
Im HR wären an dieser Stelle beispielsweise Zielerreichung und Bonuszahlungen zu nennen. Aber hier hören die Überschneidungen keineswegs auf. Denn beide Berufsgruppen verfügen über den Zugang zu vertraulichen Informationen, müssen also jederzeit den Datenschutz beachten und eng zusammenwirken. Und letztlich geht es sowohl bei Payroll als auch bei HR um die Arbeit mit Menschen und deren Bedürfnisse.
Besonders gefordert ist die Lohnbuchhaltung bei Unternehmen mit komplexen Strukturen, bestehend aus Benefits, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen, beim internationalen Austausch und Einsatz von Mitarbeitenden sowie bei flexiblen Beschäftigungsverhältnissen. Dank spezieller Schnittstellen mit dem Steuerberater ist ein direkter Datenaustausch möglich.
Partner für Payroll
Eine weitere wichtige Verbindungsstelle in der Zusammenarbeit zwischen Payroll und HR bietet die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Mit der richtigen Software können alle abrechnungsrelevanten Personal- und Gehaltsdaten wie Steuerklasse, Monatsgehalt, Stundenlohn oder Boni einfach an externe Dienstleister übermittelt werden – via Excel-Export oder per API am Stichtag direkt in das Lohnabrechnungssystem bzw. ganz einfach vollautomatisch im Rahmen eines Workflows.
Schwachstellen beim Datentausch
Doch hier gibt es eine Herausforderung: Es kann zu einem massiven Datenverlust kommen, sollten Empfänger und Sender der Daten nicht richtig aufeinander abgestimmt sein. Müssen die weitergegebenen Daten von Hand den korrekten Datensätzen zugewiesen werden, droht das Verfahren fehlerhaft zu sein. Falsch eingestellte (oder einstellbare) Schnittstellen sind typische Probleme der Datenübermittlung. Sie sorgen für unvollständige Daten, Duplikate in der Datenbank oder inkonsistente Informationen. Hinzu kommen drohende Sicherheitslücken und Datenschutzprobleme.
Nahtlose Datenübertragung ohne Medienbrüche
Durch das Verwenden einer Schnittstelle, welche von Unternehmen ebenso wie von Steuerberatern einfach eingeführt und korrekt eingestellt werden kann, lassen sich Datenverluste oder -inkonsistenzen vermeiden. Im besten Fall werden vom Unternehmen, die für die Entgeltabrechnung erforderlichen Daten, an den Steuerberater weitergegeben, sobald diese verfügbar sind.
Jener kann fortlaufend an der Payroll arbeiten und überträgt die Abrechnungen anschließend wieder über dieselbe, bidirektionale Schnittstelle zurück zum Arbeitgeber. Mit einer webbasierten Schnittstelle wird eine Möglichkeit für einen Cloud-Service geschaffen, die diesen perfekt umsetzen kann.
Vorteile des Cloud-Services: Weniger Fehler und mehr Effizienz
• Originalbelege müssen nicht mehr an die Steuerberatung übermittelt werden – sie bleiben stets im Archiv des Unternehmens.
• Doppelte Erfassung von Daten ist ausgeschlossen
• Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO und Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) werden selbstverständlich erfüllt.
• Keine Medienbrüche, etwa durch Pendelordner oder externe Speichermedien.
• Abrechnungsdaten können auf Wunsch direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
• Durch die hohe Prozessqualität werden Fehler auf ein Minimum reduziert.
• Durch einen kompetenten Kundenservice bekommt das Unternehmen tatkräftige Unterstützung. Dadurch entsteht ein lückenloser, automatischer Prozess.
• Durch die Anbindung können Arbeitgeber künftig neben allen Stammdaten, Gehaltsnachweisen und Lohndaten auch die Bewegungsdaten übermitteln.
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung sind die Grenzen zwischen HR und Payroll vielleicht verschwommener als noch vor einigen Jahren. Um eine reibungslose Integration einer Payroll- Software in ein HR-System zu garantieren, kommt es aber auf die eigenen Bedürfnisse und die richtige Wahl des Software-Anbieters an. So und nur so können die beiden Bereiche sich weiter annähern.
Über den Autor:
Florian Walzer
Head of Sales & Marketing bei
rexx systems GmbH
beschäftigt sich seit zehn Jahren
in leitender Position mit Digitalisierung im HR