Outsourcing von IT-Dienstleistungen ist mittlerweile in den meisten freien Berufen fest etabliert und wird so auch vermehrt in Steuerberaterkanzleien verstärkt umgesetzt. Es erspart Zeit, Geld und ermöglicht durch herangezogene Fachexperten ein maximales Know-how in den einzelnen Tätigkeitsbereichen.
Der Faktor „Zeit“
Gerade in den Krisenzeiten haben wir gemerkt, dass der Faktor „Zeit“ eine Eigenschaft ist, anhand der uns die meisten unserer Mandanten messen. Zeit vermittelt Vertrauen. Sie wünschen sich einen Steuerberater, der Ihnen zuhört und sich die Zeit nimmt ihnen ausführlich alles zu erklären.
Wer sich jedoch die nötige individuelle Beratungszeit für seine eigenen Mandanten nimmt, wird schnell merken, dass die Zeit für Verwaltungsaufgaben und Abrechnungsmanagement oft knapp bemessen ist. Manche Dinge im Kanzleialltag werden einfach so nebenbei erledigt – hier mal ein, zwei Rechnungen schreiben, kurz die Zahlungseingänge des Tages mit den offenen Posten abgleichen, vielleicht noch ein Erinnerungstelefonat mit einem langjährigen Mandanten.
Jeder Schritt für sich genommen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, in der Summe häuft sich aber ein stattlicher Berg Arbeit an. Unsere Mitarbeiter kamen so in der Vergangenheit häufig an ihre Belastungsgrenze.
Also stellten wir uns die Frage: Was tun, um unsere Mitarbeiter zu entlasten und den Ansprüchen unserer Mandanten trotzdem gerecht zu werden?
Unsere Vorurteile
Um unsere Mitarbeiter und uns selbst von den zeitfressenden administrativen Tätigkeiten zu entlasten, kamen wir zu dem Entschluss unserer Honorarmanagement an einen externen Dienstleister outzusourcen. Aufgrund der besonderen Vertrauensbeziehung zwischen uns, dem Steuerberater, und den Mandanten, fürchteten wir uns am Anfang jedoch sehr vor der Reaktion unserer Mandanten.
Wir vermuteten eventuelle Illiquiditätsgerüchte oder ähnliche Vermutungen, die uns unsere Mandanten verschrecken würden. Doch, wir wurden eines Besseren belehrt.
Vorteile des digitalen Honorarmanagements
Wir als Steuerberater sind grundsätzlich immer dazu verpflichtet in Vorleistung zu gehen. Das heißt, wir müssen zunächst erst einmal arbeiten, bevor wir das Geld von unseren Auftraggebern bekommen. Der größte offensichtliche Vorteil für ein verlagertes digitales Honorarmanagement ist für uns daher, sofort nach Rechnungserstellung und -übermittlung, das Geld für die erbrachte Leistung zu erhalten. Somit verfügt man augenblicklich über eine höhere Liquidität in der eigenen Kanzlei. Dies hat zum einen positive Aspekte im Hinblick auf die geplanten Investitionen in die Kanzleientwicklung, als auch bei der Förderung unserer Mitarbeiter.
Ein weiterer wichtiger Pluspunkt ist es, sich nicht fortlaufend selbst um das Rechnungswesen und Mahnungen kümmern zu müssen. Die Erstellung und der Versand der einzelnen Honorarrechnungen an die Mandanten ist noch ein relativ unkomplizierter Prozess. Spannend wird es aber danach, wenn Zahlungsüberwachung und Zahlungszuordnung anstehen.
Während sich der eine Teil unserer Mandanten immer penibel an die genannten Zahlungsziele hält, den vorgegebenen Verwendungszweck benutzt und die aufgerufene Summe anstandslos begleicht, bereitet ein gewisser Prozentsatz immer zusätzliche Mühen. Manche setzen einen fehlerhaften oder gänzlich anderen Verwendungszweck ein, andere kürzen eigenmächtig die Rechnungssumme.
Das Nacharbeiten in solchen Fällen kostete uns sehr viel Zeit. Das automatisierte Mahnverfahren sorgt nun dafür, dass nach ausbleibendem Zahlungseingang möglichst zeitnah die erste Mahnung erfolgt. Von da an werden diese turnusgemäß mit großen festgelegten Zeitabständen ausgesprochen. Wir in der Kanzlei haben damit jedoch ab sofort nichts mehr zu tun. Wir können zwar jederzeit in den Prozess der laufenden Forderungen eingreifen, sind aber grundsätzlich von dieser gesamten Aufgabenlast befreit.
Individuelle Betreuung der Mandanten
Auch jegliche Rückfragen der Mandanten landen nicht mehr bei uns auf dem Schreibtisch. Das schafft freie Kapazitäten für unsere Mitarbeiter und spart uns erhebliche Kosten. Aber nicht nur für uns, als Kanzlei, bringt das digitale Honorarmanagement große Vorteile, auch für unsere Mandanten. Denn gerade in Krisenzeiten wird es unseren Mandanten so wesentlich einfacher gemacht eine Ratenzahlung mit langfristigeren Zahlungsziele zu vereinbaren.
Zudem hat der Mandant jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner, der sich um seine Rückfragen zum Rechnungsprozess sofort kümmern kann. So vergraulen wir unsere Mandanten, wie anfangs befürchtet, nicht, sondern schaffen es unsere Mandanten noch mehr an uns zu binden.
Abschließend können wir also sagen, dass das Outsourcen unseres Honorarmanagements dafür gesorgt hat, dass unsere Mandanten weiterhin bestmöglich betreut werden, wir Zeit gewonnen haben und uns dadurch endlich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können: Die Beratung unserer Mandanten.
Über die Autoren:
Bastian Seitz und Olaf Gremke
Geschäftsführende Partner und Steuerberater
der SEITZ GREMKE Steuerberatungsgesellschaft PartG mbB
Kunden der StbVS – Steuerberater Verrechnungsstelle