Welche Vorteile bieten digitale Reisekosten-Lösungen und was muss beachtet werden, damit solche Kosten schnell abgerechnet werden können?
Die Prüfung und Berücksichtigung der Reisekostenabrechnungen des Mandanten offenbart sich oftmals für viele Steuerberater als mühsame Tätigkeit, die bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung einen nicht unerheblichen Zeitaufwand für die Kanzlei verursacht. Dies ist vor allem der Fall, wenn Mandanten fehlerhafte oder unvollständige Datensätze zur Verfügung stellen und somit ein hoher Mehraufwand für die Kanzlei entsteht. Zudem gehören analoge Daten und manuelle Arbeiten in diesem Zusammenhang zu den absoluten Zeitfressern, die wiederum ein hohes Fehlerpotential in sich bergen. Wenn nicht alle Daten ordnungsgemäß und einfach an einem Ort zusammengeführt werden können, entsteht leicht ein Chaos. Diese Problematik dürfte vielen Steuerkanzleien bekannt sein.
Dafür gibt es jedoch eine Abhilfe: Mit einer digitalen Reisekosten-Lösung sparen sich Unternehmen erheblichen (und unnötigen) Verwaltungsaufwand sowie die dafür anfallenden Kosten, steigern somit ihre Rentabilität und haben darüber hinaus mehr Zeit, um sich auf tatsächlich wichtige Tätigkeiten im Tagesgeschäft zu konzentrieren. Der folgende Artikel befasst sich mit den Vorteilen einer solchen digitalen Reisekosten-Lösung und den Schritten, die es vor der Implementierung in Unternehmen zu beachten gibt, damit Reisekosten in Zukunft kein Leidthema mehr darstellen.
Unabdingbar: DSGVO & GoBD-Konformität
Bei Mitarbeiterauslagen und Reisekosten sind die Mitarbeiter die Kreditoren. Daher beinhalten Reisekostenabrechnungen sensible persönliche Daten und verlangen einen dementsprechend korrekten und rechtssicheren Umgang gemäß der DSGVO. Da es sich hierbei um steuerlich relevante Dokumente handelt, muss zusätzlich sichergestellt werden, dass bei einer digitalen Verarbeitung dieser Daten auf GoBD-Konformität der Software-Lösung geachtet wird. Steuerkanzleien sollten daher in jedem Fall ein entsprechendes GoBD-Testat bei der Auswahl des richtigen Reisekosten-Tools anfordern. Nur so können Steuerberater sicherstellen, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter und gegebenenfalls Mandanten nachvollziehbar bleiben und somit den Grundsätzen der GoBD entsprechen.
Datensätze digital verarbeiten und Zeit sparen
Einer der größten Vorteile für Steuerkanzleien, der sich aus einer digitalen Reisekosten-Lösung ergibt, sind fehlerfreie, genormte und validierte Datensätze für die Übermittlung von Mandantendaten. Dies bestätigt auch Oliver Rüttler von der ba group: „Ein gängiges Problem ist, dass wir bei den Reisekostenabrechnungen viel Zeit damit verschwenden, von unseren Mandanten Informationen und fehlende Belege anzufragen bzw. nachzufordern.“ Mit digitalen Kollaborations-Tools für Reisekosten werden Kommunikationswege transparenter und einfacher. Denn Steuerberater müssen so kaum noch Rücksprachen mit ihren Mandanten halten, da der gesamte Abstimmungsprozess für beide Parteien in Echtzeit einsehbar und der Status des Datensatzes zu jeder Zeit abrufbar ist.
Kompatibilität zu gängigen Finanz-Anwendungen ist ein Muss
Da heutzutage unternehmensweit immer mehr digitale Anwendungen genutzt werden, muss man bei einem Reisekosten-Anbieter stets darauf achten, dass die Lösung mit den bereits vorhandenen Finanz-Anwendungen kompatibel ist. Direkte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie DATEV oder HR- und Reisebuchungslösungen dienen als Brücke zwischen Mandant und Steuerberater und sind daher empfehlenswert zugunsten aller Parteien. Am Ende bringt ein noch so tolles Tool für Reisekosten gar nichts, wenn es sich nicht optimal in die bestehende Software-Landschaft des Unternehmens einbetten lässt oder erst massive Anpassungen nötig sind.
Vor Digitalisierung nicht abschrecken lassen
Eine Untersuchung der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) von 2019 zeigt auf, dass viele Kanzleien Bedenken gegenüber dem organisatorischen Aufwand für die Kanzlei und der IT-Weiterbildung ihrer Belegschaft haben, wenn es um Digitalisierungsinitiativen geht. Deswegen ist es wichtig, dass Anwendungen benutzerfreundlich, einfach zu verstehen und intuitiv bedienbar sind. Dadurch ist eine schnelle Implementierung und ein einfaches Onboarding der Mitarbeiter und Mandanten gewährleistet. So können Steuerkanzleien und Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und gut gewappnet in die Zukunft blicken.
Win-Win: Ihre Vorteile gelten auch für Ihre Mandanten
Der Fokus eines jeden Steuerberaters ist, Entscheidungen zu treffen, die im Interesse des Mandanten liegen. Auch in diesem Sinne kann eine digitale Reisekosten-Anwendung weiterhelfen. Fehlerhafte Reisekostenabrechnungen treffen bei Mandanten oftmals auf Frustration. Daher läge es im Interesse des Mandanten, eine entsprechende Software einzusetzen, um Mitarbeiter von dieser eher als lästig empfundenen Aufgabe zu entbinden beziehungsweise den Aufwand möglichst gering zu halten. Somit kann eine digitale Reisekostensoftware eine Symbiose zwischen Mandanten und Steuerberatern schaffen, von der beide Seiten einheitlich profitieren. Eine gute Reisekosten-Software kann die Arbeit eines Steuerberaters deutlich angenehmer gestalten. Sie schafft viele Vorteile für die Kanzlei, wie auch für die Mandanten. Allem voran steht dabei die Nachhaltigkeit von digitalen Dokumenten und Datensätzen, die medienbruchfrei und systemübergreifend verwendet werden können. So können sie Ihrer Kanzlei und auch Ihren Mandanten einen großen Mehrwert bieten und die Reisekostenabrechnung zu Ihrem liebsten Freund zu machen.
Über den Autor:
Nikolai Skatchkov
CEO und Mitgründer von Circula