Was für Anwälte und Anwältinnen wie ein Traum klingt, ist schon längst Realität geworden. Der stationäre Ort, die Kanzlei, verliert im Zuge des mobilen Arbeitens immer mehr an Bedeutung. Dabei ist es so einfach und die passenden Tools sind meist schon vorhanden.
Der folgende Artikel gibt Anwältinnen und Anwälten einen Einblick in die Welt der Arbeitserleichterung mit dem Smartphone und der Cloud.
Das Smartphone als Allround-Organisationstalent?
Die Anzahl der Smartphone-Nutzer in Deutschland lag laut Statista im Jahr 2018 bei rund 57 Millionen, Tendenz steigend. Die intelligenten Mobiltelefone sind für viele ein wichtiger Teil des täglichen Lebens geworden und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie wissen, wo wir uns befinden und wohin wir wollen, wann welches Geschäft geöffnet oder gut besucht ist.
Smartphones ersetzen zudem mehr und mehr andere Geräte, die sich auf bestimmte Funktionen spezialisiert haben, wie navigieren, fotografieren und Musik hören. Darüber hinaus nutzen wir das Handy, um unsere Arbeit schneller und unterwegs zu erledigen. Vielleicht ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass Sie am häufigsten auf Ihr Handy schauen, wenn Sie warten, arbeiten oder pendeln. Liegt da nicht der Gedanke nahe, das Smartphone für die anwaltliche Tätigkeit einzusetzen?
Moderne Kanzleisoftware durch mobile Tools ergänzen
Sicherlich haben Sie als moderne Kanzlei längst auf ein elektronisches Kanzleiaktensystem umgestellt oder arbeiten mit einer Cloud-Lösung, die überall verfügbar ist. Stellen Sie sich vor, Sie sind unterwegs bei Gericht oder im Auto und ein Mandant ruft an. Sie beraten Ihren Mandanten und möchten selbstverständlich das soeben geführte Telefonat abrechnen.
Wahrscheinlich kennen Sie das Problem: Bis Sie wieder in Ihre Kanzlei kommen, haben Sie weder die abrechenbare Zeit noch den Mandanten im Kopf oder Sie finden den Zettel nicht mehr, auf dem Sie sich eine Aktennotiz notiert haben. Häufig kommunizieren Sie mit Ihrem Sekretariat oder Ihrer Schreibkraft per Telefon, E-Mail, Whatsapp, Skype, Messenger etc.
Nicht nur, dass dies auf der Empfänger-Seite zur Überforderung führt, bei diesen vielfältigen Kommunikationskanälen gehen schnell wichtige Botschaften verloren oder werden nicht rechtzeitig wahrgenommen. Zudem kommt Ihr Privatleben oft zu kurz, weil einfach so viel liegen bleibt und Sie viel Zeit mit der Dokumentation verbringen.
Lästige Tasks schneller delegieren, nie mehr abrechenbaren Stunden vergessen
Als Anwalt oder Anwältin können Sie für diese Kleinigkeiten, die erstaunlicherweise viel Zeit in Anspruch nehmen, einfach in Ihre Aktentasche greifen und dort finden Sie: Ihr Smartphone.
Jetzt könnte man ja auf die Idee kommen, unterwegs E-Mails und SMS zu schreiben. Aber besonders wenn es schnell gehen muss, ist das Tippen auf der kleinen Tastatur wirklich fummelig und umständlich. Es ist außerdem ein weit verbreiteter Trugschluss, dass man sehr schnell tippen kann. Die Autokorrektur ist nicht wirklich eine Hilfe dabei. Natürlich gibt es auf dem Markt eine unglaubliche Vielzahl an Apps für den Rechtsbereich z. B. für die Zeiterfassung. Bei der Recherche stellt man schnell fest, dass dies mühsam und unübersichtlich ist.
Ganz einfach ist es, wenn Sie für Ihre Tasks eine Diktier-App bemühen. Die meisten Anwältinnen und Anwälte kennen sich ohnehin schon gut mit dem Diktieren aus. Falls nicht, sind die gängigen Befehle und Satzzeichen auch schnell gelernt. Entweder kann man eine Sprachnachricht oder eine bereits in Text umgewandelte Sprachnachricht an das Sekretariat oder die Schreibkraft senden.
Ein Beispiel: „In der Angelegenheit Müller gegen Schulze bitte 12 Minuten für ein Telefonat bezüglich der Verhandlung am Montag eintragen“. Und fertig! Das Ganze landet als Sprachnachricht oder mit der automatischen Spracherkennung als Text beim Sekretariat. Sie haben den Kopf wieder frei für neue Aufgaben. Das Smartphone wird also zum elektronischen Assistenten für unterwegs.
Safety first – das gilt besonders für den Umgang mit Apps und Clouds
Wichtig ist beim Einsatz von Diktier-Apps, dass die Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt werden und DSGVO-konform sind. Siri und Co. gehören da auf jeden Fall nicht dazu. Beispielsweise teilt WhatsApp grundsätzlich Informationen mit anderen Facebook-Unternehmen.
Achten Sie bei der Nutzung von Diktier-Apps mit Spracherkennung darauf, dass die Nachrichten mit 256-Bit verschlüsselt werden und die Spracherkennungsserver in Europa ansässig sind. So sind Ihre und die Daten Ihrer Mandanten bestens geschützt. Die Verbindung der Diktier-App und einer Cloud-Workflowlösung macht auf jeden Fall Sinn, wenn Sie nicht nur kurze Tasks, Zeiterfassung etc. an Ihre Schreibkraft zur Erledigung schicken möchten. Mit einer Cloud-Diktierlösung arbeiten sie jederzeit orts- und plattformunabhängig. Wenn Sie beispielsweise häufig unterwegs sind oder gern im Homeoffice arbeiten, ist das problemlos möglich. Die Kombination mit weiteren digitalen Eingabegeräten, mobil oder stationär, egal von welchem Hersteller, ist bei den meisten Systemen ohne Probleme möglich.
Clever ist die Anbindung eines externen Schreibpools bei Lastspitzen an die Diktierlösung. Besonders wenn Ihr Sekretariat oder Schreibkraft plötzlich ausfällt durch Kündigung oder Krankheit.
Fazit
Das Smartphone fungiert in der mobilen Anwaltswelt definitiv als Organisationstalent. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Auf Ihre eigentliche Arbeit und beschäftigen Sie sich nicht mehr mit langen To-Do-Listen.
Eine einfach zu bedienende Diktier-App, die Aufnahmen und Texte verschlüsselt, funktioniert als digitaler Assistent zwischen Ihnen und Ihrem Sekretariat.
Über die Autorin:
Maren Kaup
Marketing Managerin Germany
bei Philips Dictation, die sich auf Diktier-
und Spracherkennungslösungen für
Anwältinnen und Anwälte spezialisiert haben