Legal Tech Tools sind in einer erfolgreich wirtschaftenden Anwaltskanzlei in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand. Insbesondere die Zeitersparnis durch effizientere, fehlerunanfälligere juristische Arbeit und die daraus resultierende Kostensenkung stehen bei der Betrachtung im Vordergrund. Standardisierte Vorgänge erlauben dabei einen wesentlich höheren Aktendurchsatz bei ähnlich gelagerten Fällen, wie dies z.B. im Bereich Verkehrsrecht häufig der Fall ist. Somit können im gleichen Zeitraum deutlich mehr Fälle bearbeitet und der Gewinn maximiert werden.
Hat eine Kanzlei ihre Anforderungen an ein Legal Tech Tool klar erkannt und bei der Auswahl der Software konsequent berücksichtigt, so übersteigen die Vorteile des Einsatzes eines modernen Kanzleiprogramms die denklogisch auch damit einhergehenden Nachteile um ein Vielfaches. Die zu beachtenden Anforderungen an Legal Tech Tools im automatisierten Verkehrsrecht stellen sich wie folgt dar:
Produktiver Kanzleialltag dank digitaler Aktenführung
Gerade bei Kanzleien, die auf Rechtsgebiete mit hohem jährlichen Aktenaufkommen spezialisiert sind, bedarf es der Bewältigung der damit einhergehenden Vielzahl an Aufgaben. Um „Aktenbergen“ gerecht zu werden, ist ein entsprechender Personalapparat unumgänglich, welcher gegebenenfalls eine Buchhaltung und/oder Verwaltung der Kanzlei umfasst. Die Verwendung einer (Cloud-) Software, die speziell auf die Anforderungen der Kanzlei ausgerichtet ist, ermöglicht es beispielsweise, Gerichtstermine lediglich mit einem mobilen Device wahrzunehmen und dank der Führung digitaler Akten Kosten für die Archivierung der Altpapierakten sowie personellen Aufwand einzusparen. Die Kosten für die Anschaffung notwendiger Endgeräte, Cyberversicherung, ggf. Server und Lizenzen o.ä. soll dabei nicht unberücksichtigt bleiben. Vor dem Hintergrund der effizienteren Ausrichtung des Arbeitsalltags und der Steigerung der Produktivität ergibt sich hier jedoch ein deutlicher Vorteil. Greift die Kanzlei auf eine Cloud-Software zurück, kann sie zudem auf eine eigene Serverinfrastruktur verzichten und reduziert damit das gebundene Kapital, was sie weiterhin flexibel agieren lässt.
Schnellere Fallbearbeitung durch Software-Tools – Erkennen wiederkehrender Sachverhalte und automatische Dokumentenerstellung
Auch eine Automatisierung der sich regelmäßig in einer überwiegenden Anzahl der Akten wiederholenden Abläufe trägt zu einer effizienteren Bearbeitung der Fälle bei. Durch die Verwendung einer solchen Software ergibt sich im besten Fall ein individuelles und auf die auftretenden Bedürfnisse angefertigtes Lösungskonzept für Kanzlei- und Aktenmanagement aus einer Hand. Neben der Automatisierung der Abläufe sollte zudem die Möglichkeit bestehen, atypische Sachverhalte entsprechend den individuellen Vorkommnissen dennoch nach eigenen Vorstellungen anzulegen und zu bearbeiten. Für ein performanceorientiertes Programm ist es ein Leichtes, nach einmaliger Einrichtung von Textbausteinen in der integrierten Dokumentenerstellung binnen weniger Minuten eine vollständige Klageschrift aus der Akte heraus zu erstellen und an das Gericht zu übermitteln. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass jeder Verkehrsunfall individuell und die genaue Betrachtung der Sach- und Rechtslage durch Expert:innen weiterhin unerlässlich ist. Eine schnelle Generierung ähnlich gelagerter Dokumente unterstützt Anwält:innen in ihrem Tagesgeschäft im Verkehrsrecht von Grund auf, um auch der gängigen Versicherungspraxis umfangreich entgegentreten zu können.
Effiziente interne Kommunikation und professioneller Dokumentenversand
Eine nahtlose Integration von Kommunikationstools wie bspw. E-Mails, beA-Ein- und Ausgängen sowie digitale Faxe ermöglichen im weiteren Verlauf den schnellen, fallspezifischen und weitgehend automatisierten Versand von Dokumenten und Informationen. Wird jegliche Korrespondenz dabei in den Akten in einem chronologischen und übersichtlichen Bereich dargestellt, erleichtert dies die effiziente Kommunikation der Kanzlei nach außen sowie innerhalb der Belegschaft.
Verwaltung der Finanzen – Kanzleikonten und Sammelüberweisungen
Weitere zu bedenkende Themen sind die Möglichkeit des Abrufs der Akten-Buchhaltung sowie der Kanzleikonten, um sämtliche Zahlen sofort im Blick zu haben und rechtssicher zu dokumentieren. Neben der Fremdgeldverwaltung ist aus der täglichen Erfahrung heraus zudem die nicht zu unterschätzende Funktion von Sammelüberweisungen ein wichtiger Aspekt. Die Einzelüberweisungen werden innerhalb der Akten im Laufe des Tages angelegt und sodann durch Eingabe einer TAN an sämtliche Empfänger freigegeben. Allein diese Funktion gewährleistet eine schnelle Aktenbearbeitung und vermeidet einen nicht zu umgehenden Zeitverlust durch Einzelüberweisungen.
Unterstützung bei der Kontakt- und Terminverwaltung
Die Verwaltung von Kontakten und Terminen in einem ebenfalls integrierten und von überall abrufbarem Kalender sind Standardfunktionen eines Legal Tech Tools. Die Führung eines digitalen Fristenbuches sollte ebenfalls umfasst sein. Um die den eigenen Erfordernissen entsprechende Lösung zu finden, bedarf es vorab eigener Recherche und Tests, welche bei einer Vielzahl von Anbietern problemlos für mehrere Wochen durchgeführt werden können. Die Spreu vom Weizen trennt sich aber erfahrungsgemäß gerade bei der Performance der Software, da sich aus den über die Jahre anhäufenden, sehr großen Datenmengen gegebenenfalls Probleme im Arbeitsalltag durch ein immer langsamer werdendes Programm ergeben. Ein solches Szenario gilt es bei einer Vielzahl von täglich zu erstellenden Dokumenten langfristig zu vermeiden.
Fazit
Nur wenige Softwareanbieter decken die vorstehend genannten Funktionen, welche den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und effizienter gestalten, mit sämtlichen damit einhergehenden Vorteilen in einem Programm ab. Vor dem Wechsel oder der Erstanschaffung einer Software muss sich die spezialisierte Kanzlei daher die Fragen stellen, ob sie für diese Umstellung bereit und ihren bisherigen Arbeitsalltag den Erfordernissen der modernen Mandats- und Aktenbearbeitung sowie -verwaltung anpassen kann und möchte. Schlussendlich ist aber die stetige Weiterentwicklung dieser Tools entsprechend des variierenden Anforderungsprofils von Mandant:innen der größte Vorteil der Verwendung einer Legal Tech Software, da diese – entgegen der Papieraktenbearbeitung – stets anpassbar ist und eine individuelle Gestaltung erlaubt.
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Über den Autor:
Fabian Barde
betreut als angestellter Rechtsanwalt bei der Rischmüller & Seide Rechtsanwaltskanzlei PartG mbB bundesweit Fälle im Verkehrsrecht. Die Kanzlei setzt bereits seit 7 Jahren auf die Automatisierung und Digitalisierung ihrer Fälle. Die Namensgeber der Kanzlei haben zu diesem Zweck die pro|nodes GmbH mitgegründet, in welcher die Kanzleisoftware jur|nodes entwickelt wurde.
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Dieser Beitrag erschien erstmals in der NJW 47/23.