Immer in Aktion, ständig vor Gericht und dabei noch mit schier unendlicher Zeit, um im Auftrag des Mandanten zu ermitteln und den wahren Täter zu überführen. Soweit das Bild des Anwalts, wie er oft in TV-Serien inszeniert wird.
Der Arbeitsalltag in der Kanzlei sieht in der Regel anders aus: ständiges Telefonklingeln, E-Mail-Flut, Termine, Diktate, das Erstellen von Schriftsätzen – und Akten. Letztere sind nicht nur bei der Arbeit am Schreibtisch wichtig. In einer Reihe von Situationen im Alltag von Rechtsanwälten ist es sehr nützlich, die Akte zum betreffenden Fall möglichst umfassend parat zu haben – sei es im Gerichtstermin oder in einer Mandantenbesprechung.
Für dieses „mobile Arbeiten“ kam bislang in der Regel die Handakte auf Papier zum Einsatz. Sie soll alle notwendigen Dokumente und Informationen zum Fall enthalten, die im externen Termin voraussichtlich wichtig werden können.
Da der relevante Aktenbestand von Fall zu Fall stark variiert und vom leichten Handgepäck bis hin zum Volumen mehrerer Umzugskartons nahezu jeden Umfang annehmen kann, war es in der Vergangenheit nicht immer leicht, dieses wichtige Hilfsmittel optimal zu bestücken. Die Wahl lag darin, sich entweder möglichst umfangreich einzudecken und sich dafür mit dem Trolley im Schlepptau den Weg durchs Gerichtsgebäude zu bahnen, oder Mut zur Lücke aufzubringen und im Zweifel mit der Situation zu leben, dass mitunter ausgerechnet das benötigte Dokument doch nicht parat war. Abgesehen davon, dass das Durchblättern umfangreicher Papiere nicht gerade die komfortabelste Lösung ist, wenn es darum geht, unter Zeitdruck das richtige Schriftstück herauszusuchen.
Mobiler Zugriff oder lokale Kopien?
Die aktuelle Technik kann den Anwalt nun vom Abwägen zwischen den Extremen befreien. Mit modernen Apps lässt sich nämlich das Tablet komfortabel als mobiler Aktenschrank nutzen. So können auch umfangreiche Aktenbestände ganz einfach unterwegs mitgeführt werden. Dabei gibt es unterschiedliche Herangehensweisen.
Zum einen ist es natürlich möglich, über einen entsprechend gesicherten Zugriff auf den Kanzleiserver mobil auf die dort abgespeicherten Dokumente zuzugreifen. Das Problem dabei: Diese Option ist stets nur so gut wie die verfügbare Mobilfunk-Abdeckung. Sollte es im Gerichtssaal oder beim Mandanten mit der Netzverbindung einmal eng werden, steht der Anwalt plötzlich blank da.
Deshalb empfiehlt sich eher ein System, mit dem sich Aktenbestände auf dem mobilen Endgerät auch offline lesen oder durchsuchen lassen. Kanzleiorganisationssysteme bieten dafür heute spezielle Werkzeuge, die es dem Anwalt ermöglichen, sich gut zu präparieren. Damit kann er vorab aus der im Kanzleisystem vorhandenen digitalen Akte bequem die Dokumente zusammenstellen, die er mobil im Zugriff haben möchte. Die Dokumente lassen sich beispielweise über das WLAN-Netzwerk in der Kanzlei auf das Tablet übertragen. Da sie das Kanzleinetzwerk dabei nicht verlassen, geht der Transfer sehr sicher vonstatten. Die Menge kann dabei frei angepasst werden, von einzelnen ausgewählten Dateien bis hin zum gesamten Akteninhalt. Das einzige Limit setzt die Speicherkapazität des verwendeten mobilen Endgeräts.
Dokumente schnell auffinden
Anschließend können alle übertragenen Unterlagen jederzeit über eine spezielle App eingesehen werden. Sie lassen sich auf dem Tablet wie in der Papierakte durchblättern. Zudem lässt sich über die gesamte Akte nach bestimmten Begriffen suchen. Statt in mehreren Ordnern zu blättern, genügt eine Eingabe in den Suchschlitz. Bei fortschrittlichen Systemen zeigt die Trefferliste dann auch den jeweiligen Kontext an, sodass sich die gefundene Passage schnell zuordnen lässt. Auch über die Angabe der Seitenzahl lässt sich eine Passage schnell finden, was insbesondere im Strafverfahren hilfreich ist. Gegenüber hektischem Blättern in mehreren Ordnern führt das zu einem deutlich souveränerem Auftritt bei geringerem Stresslevel.
In den „ausgelagerten“ Dokumenten können darüber hinaus vor Ort im Gespräch oder während der Gerichtsverhandlung auch Markierungen, Notizen, Lesezeichen, Vermerke und Stempel einfach angebracht werden – am komfortabelsten mit einem Eingabestift. Das ist im Handling so einfach wie auf Papier, und trotzdem sind die Vermerke gleich digital gespeichert.
Voraussetzung: digitale Aktenführung
Um von den beschriebenen Möglichkeiten profitieren zu können, ist natürlich eine Grundvoraussetzung nötig: Die Akten müssen in der Kanzlei digital geführt werden. Wer bei der Fallbearbeitung noch am Papier haftet, kann weder die großen noch die kleinen Vorteile der Digitalisierung nutzen.
Sicher, die Mandanten beurteilen einen Anwalt nicht danach, ob er papierarm arbeitet. Für sie zählen andere Maßstäbe – beispielsweise die Reaktionsgeschwindigkeit der Kanzlei, wenn sie eine Information anfragen. Um diese aber in Zeiten einer „Always-on-Gesellschaft“ der Erwartungshaltung anpassen zu können, ist die Digitalisierung der Kanzlei unumgänglich.
Auf die digitale Aktenführung aufbauend, lassen sich dann nach und nach auch viel weitere mit der Aktenbearbeitung zusammenhängenden Vorgänge elektronisch umsetzen – bis hin zu LegalTech-Anwendungen, die ganze Arbeitsschritte automatisiert übernehmen können.
Wer sich für die Digitalisierung und eine damit verbundene Automatisierung entscheidet, wird schnell Entlastung im Arbeitsalltag spüren – bis hin zur Tatsache, keine Papierstapel mehr mit zu Terminen nehmen zu müssen.
Über die Autorin:
Tina Schulz
Leiterin Rechtsanwaltsmarkt bei
der DATEV eG