Da in Kanzleien und Justiz oft Zeitdruck beim Erstellen von Schriftsätzen herrscht, sind digitale Lösungen vonnöten, welche die Abläufe optimieren. Wichtig ist, die richtigen Aufgabenbereiche zu vereinfachen und zu automatisieren: mit einem Diktatmanagementsystem samt Spracherkennung, einem Dokumentenmanagement-System mit integriertem beA sowie einer Suchlösung für Dokumente, die nicht digitalisiert werden können.
Digitales Diktieren mit Spracherkennung
Geht es um Zeitersparnis in Kanzleien und Justizbehörden, liegt ein großes Optimierungspotenzial im Umgang mit Diktaten. Das Diktieren auf Kassette birgt zahlreiche Nachteile im Vergleich zu digitalen Lösungen: So ist zum Beispiel die Aufnahmequalität schlechter, mehrere Diktate auf einem Band sind schwer zuzuordnen und eine Kassette erlaubt es nicht, zwei Diktate von ihr parallel abzutippen. Aber auch beim digitalen Diktieren und der Spracherkennung gibt es Optimierungspotenzial.
Deutlich effizienzsteigernd ist ein Diktatmanagement-Tool, mit dem digitale Diktate einzeln elektronisch gespeichert und parallel bearbeitet werden können. Bei einem professionellen Diktiersystem können Diktate Akten zugeordnet werden, der Zugriff ist auch im Krankheits- oder Urlaubsfall geregelt und es ist in der Lage, Diktiergeräte herstellerunabhängig einzubinden. Ein übergreifendes Diktatmanagement-Tool bindet zudem eine Spracherkennung ein und setzt Diktate von digitalen Diktiergeräten oder Diktier-Apps direkt in Text um.
Die Diktat-Workflowsoftware sollte einem Anwalt je nach Präferenz verschiedene Arbeitsweisen ermöglichen: Bei einem klassischen Diktat wird dieses entweder durch das Sekretariat getippt oder aber nachträglich durch eine Back-End-Spracherkennung in Text umgewandelt. Benötigt man den Text sofort, steht die Front-End-Spracherkennung zur Verfügung – wobei auch hier die Möglichkeit besteht, die Sprachdatei zu speichern. Bei der Wahl des Systems sollte darauf geachtet werden, dass ein juristisches Vokabular und eine Dokumentenanalyse integriert sind.
Dokumenten- und Mandantenmanagement mit integriertem beA
Um Vorgänge zu vereinfachen und zu optimieren, sollten Kanzleien auf ein DMS-System mit elektronischer Akte zurückgreifen. Dieses erlaubt es zum Beispiel, Dokumente und Dateien durch farbliche Markierung schneller zu finden. Metadaten oder digitale Stempel können hinzugefügt und die Dokumente mit Aufgaben verknüpft werden. Eine umfassende Volltextsuche, ein integrierter Postein- und -ausgang sowie die Fristenkontrolle und Dokumentation von Aktivitäten sorgen für Effizienz und Sicherheit.
Jeder Anwalt benötigt das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Der Zugang ist über eine Weboberfläche möglich, komfortabler ist aber die Integration in das DMS. Der Nutzer spart Zeit, kann Dokumente suchen und hochladen. Das beA stellt jedoch gewisse technische Anforderungen an die Dokumente – mittels einer angebundenen PDF-Software können diese richtig formatiert werden.
Verwaltung von Papierakten und Bibliotheken
Ein Zeitfaktor in Kanzleien und Justizbehörden ist auch die Suche nach Akten, wenn diese im Original aufbewahrt werden sollen. Das betrifft unter anderem Mandantenunterlagen in Steuerkanzleien, aber auch Urkunden. Ein Aktensuchsystem mit RFID-Technologie (Radiofrequenz-Identifikation) oder Barcodes spart hier viel Zeit. Die Akten werden mit einem Transponder oder Barcode gekennzeichnet und über ein Lesegerät einem Raum, Regal oder einer Person zugeordnet und können über einen Bildschirm schnell gefunden werden. Auch die Verwaltung von Bibliotheken in Kanzleien kann damit erleichtert werden. Eine von der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg zusammen mit DATEV und Thax Software durchgeführte Studie über den Einsatz von RFID-Technik in Anwaltskanzleien kam zu einem eindrucksvollen Ergebnis: Die Zeiteinsparung betrug 46 Prozent bei der Aktensuche und 37 Prozent bei der Literatursuche.1 Sogar eine Inventarisierung von Möbeln und IT-Geräten ist mit dieser Technik möglich.
Was müssen digitale Lösungen in Kanzleien und Justiz noch können?
Eine praktikable Lösung muss über Schnittstellen Daten mit vorhandenen Systemen austauschen und diese anbinden können. Auch sollte sie sich leicht in die vorhandene Systemlandschaft integrieren. Wichtig sind flexible Gestaltungsmöglichkeiten für individuelle Konfigurationen und die optimale Abbildung interner Abläufe. Die Installation und Einrichtung sollte unbedingt gemeinsam mit dem Serviceanbieter erfolgen. Regelmäßige Updates sowie ein zuverlässiger Ansprechpartner sollten gegeben sein.
Fazit
Um Zeit und Geld zu sparen, sind Kanzleien zur Digitalisierung bestimmter Aufgaben angehalten. Eine Lösung, die Diktatmanagement und Spracherkennung verbindet, verspricht mehr Effizienz. Synergieeffekte entstehen, wenn die Lösung Tools zum Mandanten-, Dokumenten- und Aufgabenmanagement sowie zur Aktensuche bereithält.
1DATEV-Magazin, Ausgabe 2/2011.
Über den Autor:
Thorsten Bartsch,
Diplom-Informatiker,
ist Geschäftsführer der Thax Software GmbH. Er studierte in Berlin. 1998 gründete er mit Vater (Rechtsanwalt) und Bruder die Thax Software GmbH. Entwickelt werden Büromanagementsysteme mit den Schwerpunkten Kundenverwaltung, DMS, Diktieren, Spracherkennung und RFID – ausgezeichnet mit zahlreichen Preisen. Weitere Informationen: https://www.thax.de
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Der Beitrag ist erstmals in der NJW 25/23 erschienen.