Die Tätigkeit von Anwältinnen und Anwälten ist nicht auf die Kanzleiräume und den eigenen Schreibtisch beschränkt. Anwaltlich tätig ist man auch außerhalb der Kanzlei, etwa vor Gericht oder auf dem Weg dorthin, bei Vor-Ort-Terminen oder im Mandantengespräch in dessen Privat- oder Geschäftsräumen. Das typischerweise auch privat mitgeführte elektronische Equipment – üblicherweise ein Smartphone oder Tablet – ist dabei in der heutigen Zeit auch für Anwälte ein selbstverständliches Mittel der täglichen Arbeit.
Da ein modernes Smartphone praktisch ein von Jedermann mitgeführter kleiner Computer ist, muss auch die Entwicklung von Büro- und Kanzleisoftware dafür Sorge tragen, dass mobile Endgeräte und Büro- EDV in einem sich gegenseitig ergänzenden Zusammenspiel reibungslos miteinander interagieren. Dies stellt für viele Softwarehersteller derzeit die große Herausforderung dar. Für die Zielgruppe Rechtsanwälte muss dabei zum einen die Sicherheit in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Daten und in berufsrechtlicher Hinsicht die anwaltliche Verschwiegenheit in besonderer Weise berücksichtigt werden.
Es gibt auf dem Markt bereits einige gut funktionierende mobile Anwendungen für Anwältinnen und Anwälte, die auch unterwegs ihre Akten, Gesetze und Kommentare stets dabei haben möchten. Das dahinter stehende gedankliche Konzept: „Anwalt ist man immer und überall.“ ist einfach und entspricht dem „Always-on“-Ansatz im Zeitalter der zunehmenden Digitalisierung aller Lebensbereiche. Logische Folge ist die sinnvolle Integration von mobilen Endgeräten in die täglichen Arbeitsprozesse – den sogenannten „Workflow“ der Kanzlei-EDV.
Wesentlicher Vorteil einer App ist zum einen, dass diese auf dem mobilen Endgerät stets präsent, jederzeit einsetzbar und damit auch für die anwaltliche Tätigkeit von unterwegs perfekt geeignet ist. Zum anderen lassen sich damit auch in Zeiten zunehmender Digitalisierungsprozesse und des (nun tatsächlich) kommenden Elektronischen Rechtsverkehrs die bewährten Organisationsabläufe einer „herkömmlichen“ Anwaltskanzlei weitgehend beibehalten. Die typischen Arbeitsmittel eines Rechtsanwalts: Akten, Gesetze und Kommentare, welche bislang regelmäßig in Papierform vorlagen, werden in der App und auf dem mobilen Endgerät elektronisch nachgebildet. Statt ausschließlich mit Papier und Stift wird nun zusätzlich mit Touchpad oder Smart-Pen gearbeitet.
Anwalts-Apps mit einer eigenen Dokumentenverwaltung, welche Daten, Dokumente und E-Akten komprimiert auf dem Mobilgerät speichern und in denen Akten mit laufender Nummer angelegt und bearbeitet werden können, werden in Zukunft den anwaltlichen Arbeitsalltag begleiten. Damit können künftig viele Arbeitsschritte und Recherchen auch von unterwegs einfach und schnell mit dem Smartphone durchgeführt werden.
Der Vorteil des mobilen, ortsunabhängigen Arbeitens ist aber nur die eine Seite der Medaille. Die sichere Speicherung und die verschlüsselten Übertragungswege sind die andere – und gleichzeitig Voraussetzung dafür, dass juristische Fach-Apps zunehmend Akzeptanz in der Anwaltschaft finden. Die Schwierigkeiten um die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs haben gezeigt, dass zum Teil noch große Skepsis gegenüber Neuem und Unbekanntem vorhanden ist. Zwischen den Anwälten und der Justiz gibt es schließlich bislang – bis auf wenige Ausnahmen – noch keine umfangreichen Erfahrungswerte im elektronischen Rechtsverkehr. Hier wird in der Regel noch per Post und Fax kommuniziert.
Mit dem Mandanten einfach und sicher per App kommunizieren
Anders ist das in der Korrespondenz zwischen Anwälten und den Mandanten. Auch wenn oft vor den Gefahren gewarnt wird: Hier findet die Kommunikation in der Praxis, nicht selten auf Wunsch oder Veranlassung der Mandantschaft, auf elektronischem Wege statt – per E-Mail. Eine normale E-Mail ist indes für den elektronischen Rechtsverkehr so gut geeignet wie eine Postkarte im Briefversand. Es ist also höchste Zeit für Lösungen für die sichere Mandantenkommunikation bzw. eine Mandantensoftware, die einen sicher verschlüsselten Kommunikationskanal für die elektronische Anwaltspost bietet und auch auf mobilen Endgeräten verfügbar ist – eine App für den Mandanten.
So kann dieser einfach, jederzeit und ortsunabhängig seine Anwaltspost empfangen. Es versteht sich dabei von selbst, dass das mobile Arbeiten mit Akten und Dokumenten, welche sensible persönliche Daten enthalten, nur im Wege der Verschlüsselung erfolgen darf. Kernfunktion einer App für Anwälte muss daher eine sicher Ende-zu-Ende-verschlüsselte Aktenverwaltung sein. Dabei wird ein sog. 256-Bit-AES-Schlüssel (Advanced Encryption Standard) verwendet. Zusätzlich kann und sollte die App mit einem PIN-Code vor fremdem Zugriff geschützt werden. Die App ordnet die Dokumente und Informationen automatisch auf dem Smartphone oder Tablet des Mandanten in zugehörige Ordner. So hat der Mandant seine Anwaltspost stets geordnet auf seinem Mobilgerät. In Zukunft wird es zum selbstverständlichen Service einer modernen Anwaltskanzlei gehören, Mandantenpost auf diese Art verschlüsselt elektronisch zu verschicken.