JuristInnen verbringen bis zu vier Stunden pro Tag (!) mit dem Tippen von Schriftsätzen, Eingaben und Korrespondenzen. Gleichzeitig steigen Konkurrenz-, Kosten- und Innovationsdruck. Die Lösung für alle diese Anforderungen sind Produktivitäts-Tools für Spracherkennung und Diktatverwaltung.
Technologisierung und Digitalisierung machen auch vor Rechtsanwaltskanzleien nicht halt. Was heißt das konkret: Arbeitsabläufe in Kanzleien lassen sich durch neue KI-basierte digitale Diktier- und Workflowsysteme vereinfachen. Der Gewinn: mehr Effizienz und damit mehr Umsatz. Denn, performante Teams vertragen sich nicht mit veralteten Arbeitsmethoden.
Dreimal schneller sprechen als tippen
Der Druck, unter dem heute Anwaltskanzleien jeder Größe stehen, ist mannigfaltig. Durch neue Mitbewerber, Stichwort: Legal Tech, aber auch durch Anforderungen von jungen, tech-affinen Mitarbeitenden, Stichwort: Nachwuchssorgen, steigt nicht nur der Innovations-, sondern auch der Kostendruck laufend an. Der Ausweg liegt in einer Neudefinition von verwendeten Arbeitsmitteln und in einer Neuorganisation von Arbeitsabläufen. Hier liegt großes Umsatzpotential.
Denken wir beispielsweise an die noch vielfach verbreitete, veraltete Methode der Dokumentenerstellung und -verarbeitung. Ein so traditionelles Arbeitsinstrument wie die Tastatur kann vom Aussterben bedroht sein, einfach, weil der Mensch dreimal schneller spricht als er schreibt. Moderne Spracherkennung vereinfacht die Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine. Dokumente werden digital diktiert, automatisch transkribiert und danach in einen Workflow für reibungsfreie Weiterbearbeitung innerhalb des Teams eingespielt.
Größter Vorteil: der Kostenfaktor
Digitale Workflow-Lösungen mit integrierter KI-basierter Spracherkennung sind die Antwort auf alle aktuellen Herausforderungen der Rechtsbranche. Erster Vorteil: Sie sind der Motor von mehr Effizienz und damit von verbessertem Mandantenservice. Zweiter Vorteil: Sie gewährleisten die Einhaltung von Datenschutz (DSGVO) und anwaltsrechtlicher Standesregeln.
Größter Vorteil: Sie bergen enormes Einsparungspotential: Wie eine Studie an der Stanford University ergab, ist die Texteingabe per Sprache dreimal schneller als das Tippen. Digitales Diktieren und elektronische Workflows setzen stupiden Aufgaben, wie etwa dem Abtippen, ein Ende. Sie vereinfachen die Erstellung von Dokumenten auf Juristenseite sowie die Kollaboration innerhalb der Kanzlei. Derartige neue Arbeitsmethoden machen Kanzleien darüber hinaus attraktiv für junge Mitarbeitende, die eine zeitgemäße und mobile Arbeitsumgebung fordern.
Künstliche Intelligenz in der Kanzlei
Wie sieht nun die konkrete Umsetzung aus? Aktuelle Spracherkennungssysteme können gesprochenen Text nahezu fehlerfrei erkennen und umsetzen. Eine künstliche Intelligenz identifiziert gesprochene Sprache punktgenau und wandelt sie in Text um. Die Spracherkennungslösung ist explizit auf die juristische Fachsprache ausgerichtet und funktioniert intuitiv. Spezielle Trainings dafür sind obsolet.
Nach der Erstellung wird das Textdokument, das Diktat, in einen Workflow eingespielt, der auf alle Arbeitsszenarien ausgerichtet ist: Offline, online, in der Kanzlei oder unterwegs, zu jeder Tages- und Nachtzeit, selbstverständlich gemäß allen DSGVO-Richtlinien. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Abläufen arbeiten Teams virtuell besser und effizienter zusammen als je zuvor. In Zeiten von Home-Office ist dies essenziell.
Unabhängig von Zeit und Ort
Hybride Systeme aus Spracherkennung und Diktier-Workflow ermöglichen das Arbeiten unabhängig von Ort, Zeit, Internetanbindung und Verfügbarkeit von Transkriptionspersonal. Implementiert werden sie lokal oder in der Cloud. Darüber hinaus reagieren sie flexibel auf alle kanzleiinternen Workflow-Anforderungen, die je nach Berechtigungen kanzleizentral und individuell aufgesetzt werden können.
Bis zu sechsstellige Kosteneinsparungen
KI-basierte Arbeitstools zu Diktat und Workflow ermöglichen Rechtsanwaltskanzleien den Wechsel zu einer digital gestützten Arbeitsweise und einer verbesserten Kollaboration zwischen den Mitarbeitenden. Die Vorteile daraus sind mannigfaltig: Die Kanzleien profitieren dabei von einer erhöhten Produktivität, einer flexibleren Arbeitsweise, einem verbesserten Service für die Mandanten und mehr Transparenz bei Abläufen und Kosten.
Selbstverständlich werden bei allen erwähnten Abläufen die Daten end-to-end verschlüsselt. Vertraulichkeit und Compliance sind so zu 100 % gewährleistet.
Die Investition in eine Spracherkennungs- und Workflow-Lösung rechnet sich schnell. Wenn in einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern durch effizientere Texterfassung nur vier Stunden Arbeitszeit pro Woche und Mitarbeiter gespart werden könnten, beläuft sich das Einsparungspotential auf 480.000 Euro pro Jahr.
Über die Autorin:
Angela Alliger
Geschäftsführerin bei Philips Speech Deutschland.