Der Nutzen der Digitalisierung ist durch die Corona-Krise allgegenwärtig. Auf allen Ebenen der Gesellschaft werden digitale Lücken geschlossen und Prozesse optimiert. Vor allem, weil der Digitalisierungsgrad einen direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit hat.
Effiziente Dokumentenerstellung
Die Covid-19-Pandemie wirkt auch in Kanzleien als Katalysator für die Digitalisierung. Während des Lockdowns mussten viele Arbeiten aus dem Homeoffice erledigt werden. Diese Maßnahme, die auch in der Folge beibehalten wurde, stellt die effiziente Dokumentenerstellung vor ganz neue Herausforderungen. Denn auch von zu Hause müssen Anfragen von Klienten verzögerungsfrei und in gewohnter Qualität bearbeitet werden. Anwälte, die plötzlich von ihren Rechtsanwaltsfachangestellten getrennt wurden, mussten viele Dinge in Eigenregie erledigen. E-Mails und Dokumente selbst zu tippen ist jedoch - gerade für ungeübte Schreiber - ein unnötiger Zeitfresser und daher keine Option.
Spracherkennung vs. selbst schreiben
Für eine DIN-A4-Seite mit 1500 Zeichen benötigt ein guter Selbstschreiber etwa 10 Minuten. Ein ungeübter Schreiber braucht dazu beliebig länger. Wenn derselbe Text diktiert wird, dauert das gerade mal 3-4 Minuten. Da der Mensch bis zu 7x schneller sprechen als schreiben kann, hat sich das Diktat schon seit Langem als ein wichtiges Tool zur Effizienzsteigerung bei der Dokumentenerstellung etabliert. Einen weiteren Effizienzschub erhält das Diktat durch die Integration einer Spracherkennungslösung. Diese Arbeitsweise macht Anwälte auch im Homeoffice autark und rechnet sich bereits nach wenigen Monaten.
Spracherkennung mit Korrektur im Sekretariat
Wer bereits mit einem digitalen Diktiergerät arbeitet, muss seine Arbeitsweise nicht ändern. Die digitalen Aufnahmen werden einfach im Nachgang von der juristischen Spracherkennung in Text umgesetzt und gehen zur Korrektur ins Sekretariat. Die Zeitersparnis dort beträgt 50% und mehr, denn einen Text zu korrigieren geht doppelt so schnell wie ihn komplett zu tippen. So werden Dokumente zeitnah und effizient transkribiert, auch wenn alle Beteiligten vom Homeoffice aus agieren.
Spracherkennung am PC
Wer direkt am PC mit Spracherkennung arbeitet, sieht, wie der automatisch umgesetzte Text sofort auf dem Bildschirm erscheint. Der Autor muss nur mehr etwaige Abweichungen verbessern (z.B. unbekannte Namen). Der Vorteil dieser Art der Spracherkennung ist, dass direkt in der Anwendung, also beispielsweise in Word, Anwaltssoftware oder Outlook, diktiert wird und das Dokument in Echtzeit fertiggestellt werden kann.
Für die Effizienzbetrachtung bedeutet das: Ein Anwalt benötigt ca. 10% länger als seine ursprüngliche Diktatzeit für die Fertigstellung des Dokuments am PC. Eine Schreibkraft würde etwa die doppelte Diktatzeit für das Tippen des Textes und Fertigstellung des Dokuments benötigen. Diese Kosten entfallen. Das Sekretariat bekommt auf diese Weise mehr Zeit für andere produktive Arbeiten. Zusätzlich spart sich der Autor, den Text nach dem Tippen durch den Schreibdienst erneut durchzulesen und Korrekturen zu machen.
Erkennungsgenauigkeit als primärer Erfolgsfaktor
Der wichtigste Faktor beim Einsatz von Spracherkennungslösungen ist die Erkennungsgenauigkeit. Denn je weniger Fehler das System macht, umso weniger Zeit muss für Korrekturen aufgebracht werden. Diese verlorene Zeit wirkt sich direkt auf die Effizienzrechnung aus. Bei der Wahl einer passenden Lösung sollte daher eine professionelle Lösung mit vorinstallierten juristischen Wortschätzen favorisiert werden. Neue Versionen der Spracherkennung arbeiten mit künstlicher Intelligenz. Das bewirkt, dass die Erkennung von Anfang an sehr gut ist und auch automatisch weiter lernt.
Einen ebenso großen Einfluss auf die Erkennungsgenauigkeit hat die verwendete Hardware. Angefangen beim Mikrofon als Eingabemedium bis hin zur Prozessorleistung des PCs. Besonders effektiv arbeitet die Spracherkennung auf einem leistungsstarken Server. Die Installation kann dabei auf kanzleieigenen Netzwerkrechnern erfolgen oder in einem externen Rechenzentrum. Empfehlenswert ist hier, die Konzeption und Installation bei einem Spracherkennungsexperten in Auftrag zu geben und sich vorher dort eingehend beraten zu lassen.
Fazit
Das neue Normal in und nach der Pandemie zieht ein neues Maß an Digitalisierung und Effizienz nach sich, das die Arbeitswelt auch in der Kanzlei nachhaltig verändern wird. Anwälte, die diese Krise als Chance nutzen und die richtigen Weichen stellen, können ihre Arbeitszeit im Homeoffice, aber auch im Büro effizienter nutzen. Der Einsatz juristischer Spracherkennungslösungen bietet dabei einen großen Mehrwert und amortisiert sich bereits nach kurzer Zeit.
Über den Autor:
Roland Hollstein
Geschäftsführer der Grundig
Business Systems GmbH, dem
Experten für Sprachverarbeitungslösungen