Der schlichte Server im Keller ist nicht mehr en vogue – und das hat viele, teils gute Gründe. Der rasante digitale Fortschritt und der umfassende Generationswechsel in den Kanzleien verändern die Anforderungen an die eigene IT-Infrastruktur hinsichtlich der Verfügbarkeit, der Leistungsfähigkeit, der Nutzungsart und -intensität und multipler Zugriffsmöglichkeiten. Insbesondere jedoch erfährt hierdurch die eigene Sicht auf die Hardware einen radikalen Wandel.
Digitaler Zeitenwandel – Höhere Ansprüche und komplexeres IT-Management
Beschaulich waren die Zeiten, als man für die Kanzlei einen Server anschaffte, diesen selbst wartete und mit einer über fünfjährigen erwarteten Betriebsdauer – aus der dann oftmals auch die doppelte Laufzeit werden konnte – seine IT-Infrastruktur im Griff hatte. Diese Zeiten gehören definitiv der Vergangenheit an. Dies hat im Wesentlichen zwei offensichtliche und zudem einige andere Gründe, die nicht unbedingt auf den ersten Blick evident werden.
Zunächst liegen der rasante digitale Fortschritt und die damit einhergehenden Erfordernisse an die Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Verfügbarkeit der Hardware auf der Hand. Aufgrund der Digitalisierung explodierende Datenvolumina erfordern immer leistungsstärkere und hochverfügbare, umfassend virtualisierte Rechnerkapazitäten. Dadurch steigen in gleichem Maße die fachlichen Anforderungen an die Betreuung und das Management der Hardware, um eben diese erwartete, permanent hohe und flexible Leistungsfähigkeit gewährleisten zu können.
Gleichzeitig sehen sich gerade Teile der jüngeren Angehörigen der Branche – sei es auf fachlicher oder auf Ebene der Berufsträger – primär als Nutzer der digitalen Möglichkeiten und eben nicht mehr als Sachwalter der technischen Voraussetzungen. Schlicht auch deshalb, weil das Thema immer komplexer, zeitintensiver und fachlich anspruchsvoller wird und nicht im Interessenschwerpunkt vieler, gerade jüngerer Berufsträger liegt.
Arbeitsentlastung durch externe Serviceleistungen
Dabei ist es jedoch unabdingbar, die fortschreitende Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Chance wahrzunehmen und IT-Infrastruktur und -prozesse, auch dank moderner Cloudlösungen, weitgehend auf flexibles und mobiles Arbeiten auszurichten. Die Nutzung einer Cloudlösung entlastet die Kanzlei sowohl von nahezu sämtlichen IT-Infrastrukturfragen als auch von Installations- und Updatethemen, sodass der Fokus letztlich vollumfänglich auf die eigentliche Tätigkeit der Kanzlei gelegt werden kann. Somit entlasten sich Berufsträger und Mitarbeiter von typisch technischen Themen, die sich als immer zeitintensiver erwiesen haben. Auch wird die Beauftragung einer Serviceleistung für die eigenverwaltete IT-Infrastruktur obsolet. Da je nach Servicelevel und -qualität des jeweils beauftragten Dienstleisters teilweise höchst anspruchsvolle diesbezügliche Aufgaben in der jeweiligen Kanzlei verbleiben und von Kanzleimitarbeitern zu lösen sind, sind die betroffenen Mitarbeiter häufig zeitlich stark beansprucht, ganz zu schweigen von den technischen Anforderungen, die sich in diesem Zusammenhang stellen.
Solche wie auch immer gestalteten, eingekauften Serviceleistungen sind in der Tendenz qualitativ höchst unterschiedlich. Ausgelagerte Teilaufgaben hinsichtlich der IT-Infrastruktur führen gerade in Fällen der Notwendigkeit schnellen Eingreifens oftmals zu schmerzhaften Verzögerungen, da Verfügbarkeit und Kenntnistiefe externer Dienstleister nicht immer der Schwere des Problems und auch nicht der Spezifikation der betroffenen Kanzlei entsprechen. Hinzu kommen Fragen der Flexibilität der eigenen IT-Ausstattung bei sich ständig wandelnden und erhöhenden Anforderungen an diese. Somit erscheinen Cloudlösungen als sinnhafte Alternative für weniger technikaffine Kanzleien. Zunächst werden Kanzleien merklich zeitlich entlastet, da sich kanzleiintern der Wartungs- und Verwaltungsaufwand reduziert.
Flexible Nutzbarkeit und Transparenz
Weitere Vorteile sind die Flexibilität und mobile Verfügbarkeit der Cloudlösungen an 24 Stunden und 7 Tagen die Woche, während 365 Tagen im Jahr (24/7/365). Diese maximale Verfügbarkeit ist gerade unter dem Gesichtspunkt moderner Arbeitszeitmodelle ein nicht zu unterschätzender Faktor. Gleichzeitig dokumentiert die Kanzlei nach außen ihre Zukunftsorientierung, was – je nach Mandantenstruktur – ein durchaus nützliches Signal ist. Darüber hinaus sind diese Lösungen für die Nutzer meist transparent und kostenseitig nachvollziehbar definiert. Relevant ist in diesem Zusammenhang die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und Rechenzentrumsstandorte im Inland.
Fazit
Zusammenfassend stellen Cloudlösungen gerade für weniger technikaffine Softwarenutzer eine sinnhafte Alternative zu Inhouse-Lösungen dar, um sich selbst von der teilweise zeitintensiven Auseinandersetzung mit Hardwarethemen zu entlasten und sich vollumfänglich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Allerdings sind gerade technikaffinere Nutzer nach wie vor mit Inhouse-Lösungen, die ausschließlich in der Verantwortung des Nutzers liegen, überaus sinnvoll ausgestattet. Letztendlich bestimmen die persönliche Präferenz und Sichtweise auf die eigene Kanzlei über die Entscheidung für die eine oder andere Lösung. Moderne Software ist in beiden Varianten vollumfänglich nutzbar.
Über den Autor:
Michael Brhel,
ist geschäftsführender Gesellschafter der Simba Computer Systeme GmbH mit Hauptsitz in Ostfildern. Die Simba Computer Systeme GmbH entwickelt seit über 30 Jahren Finanzsoftware für Steuerkanzleien, Unternehmen sowie kirchliche und soziale Einrichtungen.
Dieser Beitrag erschien erstmals in der DStR 20/23.