Die Bedeutung von Lösungen für die digitale Zusammenarbeit steigt aktuell – nicht zuletzt aufgrund der Pandemie – auch im Bereich der Finanzbuchhaltung stark an. Laut einer lexoffice-Umfrage unter 391 Steuerkanzleien arbeiten rund 82 Prozent der Steuerberater zumindest teilweise digitaler mit ihren Mandanten zusammen als vor der Pandemie. Damit Kanzleien vom Aufwind der digitalen Transformation profitieren können, gilt es, jetzt die richtige Infrastruktur aufzubauen – inklusive digitaler Prozesse und automatisiertem Datenaustausch.
Eine Kanzlei, die den Weg der digitalen Transformation und Prozessautomatisierung erfolgreich beschritten hat, ist die Steuerberatungsgesellschaft kwpartners. Die Bonner Kanzlei setzt auf die Cloud-Unternehmenslösung lexoffice und spart dank automatisierter Buchhaltungsprozesse viel Zeit, die in persönliche Beratungsleistungen für ihre Kunden fließt. Gefragt nach den größten Vorteilen von automatisierten, digitalen Buchhaltungslösungen, nennt Kanzleimitgründer und Geschäftsführer Christopher Krug die enorme Zeitersparnis als wohl zentralsten Faktor; dicht gefolgt von einer deutlich niedrigeren Fehleranfälligkeit gegenüber manuellen Prozessen sowie der hohen Aktualität. „Über clevere Online-Buchhaltungslösungen können wir unseren Mandanten in der ersten Monatswoche bereits die Buchhaltung vom Vormonat bereit stellen – das schafft kein Pendelordner“, weiß Krug.
Vom Datenerfasser zum Datenüberwacher – Zusammenarbeit in Echtzeit
Mandanten profitieren mit einer automatisierten, digitalen Buchhaltung vor allem von der Tagesaktualität ihrer Unternehmenszahlen. „Unsere Mandanten erhalten täglich einen Überblick über ihre aktuellen Finanzen, ihre Vermögens- und Ertragslage“, so Krug. Für die Kanzlei selbst wiederum ist die Vollständigkeit der Buchhaltung der größte Vorteil. „Wir profitieren sehr davon, dass wir die Unterlagen in der Software vorbereitet erhalten. Das liefert uns die Datengrundlage für Analyse- und Beratungsleistungen, die wir unseren Mandanten als Services anbieten.“ Über lexoffice können die Mandanten ihren Steuerberatern einen direkten Zugriff auf die wichtigsten steuerrelevanten Finanzdaten freischalten, was die Zusammenarbeit und Beratung extrem erleichtert. Über dieses so genannte Steuerberater-Cockpit können Steuerberater jederzeit selbständig auf die tagesaktuellen synchronisierten Geschäftsdaten ihrer Mandanten zugreifen. Ebenso sind kostenlose Auswertungen und Finanz-Berichte verfügbar, und auch der Daten Export in ihre eigene Kanzleisoftware ist möglich. „Dank des Zugriffs auf die Echtzeitdaten entwickeln wir uns vom reinen Datenerfasser zum beratenden Datenüberwacher. Unsere Arbeit wird anspruchsvoller und wir haben mehr Zeit, um für unsere Mandanten Analysen zu fahren, auf mögliche Probleme hinzuweisen und ihnen Tipps zu geben“, resümiert Krug. „Wäre die Buchhaltung nicht digital abgebildet und wir müssten die Belege händisch erfassen und die Bank bzw. Kasse dagegen buchen, wäre der Zeitaufwand für die reinen Buchungen mindestens doppelt so hoch.“
Schnittstellen als Fundament für die fortschreitende Automatisierung
Die Online-Buchhaltungslösung lexoffice verfügt über die Schnittstelle Buchungsdatenservice, die eine digitale Buchhaltung noch weiter vereinfacht: „Die Schnittstelle erleichtert uns die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten dahingehend, dass sie den Datenaustausch zwischen den zwei Programmen deutlich vereinfacht. Dank ihr entsteht quasi eine digitale Datenautobahn, mit der sich Buchhaltung in Zukunft irgend wann komplett automatisieren lässt“, so Krug. „Früher mussten wir noch richtig Hand anlegen, damit die Daten letztlich in der DATEV landeten: Erst den jeweiligen Monat abschließen und danach extra nochmal gesondert den Buchungsstapel, der exportiert wird. Beides galt es dann erst zu exportieren, am Rechner abzulegen und danach die Monatsdatei sowie die Belege wieder jeweils gesondert in das DATEV-Programm hochzuladen. Das kostete Zeit und war zudem fehleranfällig“, erinnert sich Krug.
Jetzt funktioniert der Datenaustausch zwischen lexoffice und DATEV vollautomatisch, dank des Buchungsdatenservice muss Krug den Prozess nur einmal anstoßen. „Ich klicke nur auf „Diesen Monat bitte in DATEV übertragen“ und schon sind alle Daten und Belege hochgeladen“, freut sich Krug. Und auch das Mandanten-Feedback ist einhellig positiv. „Unsere Mandanten würden auf ihre digitale Lösung und die automatisierte Datenübertragung nicht mehr verzichten wollen. Viele von ihnen haben auch ihr eigenes Unternehmen digital aufgebaut. Da wird es immer mehr zur Selbstverständlichkeit, dass auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater digital und in Echtzeit ablaufen muss“, weiß Krug.
Chancen der Automatisierung: Mehr Raum für Beratungsleistung
Die digitale Transformation sorgt also nicht nur dafür, dass Buchhaltung orts- und zeitunabhängig auch in Krisenzeiten weiterhin möglich ist. Sie birgt zudem die Möglichkeit der Kostenreduzierung, mehr Effektivität und eine Optimierung der Prozesse zwischen Mandant und Steuerkanzlei. „Die größte Chance der Automatisierung ist, dass Mandanten uns jetzt mehr und mehr als Berater und nicht mehr als Buchhalter sehen. Dadurch, dass monotone, simple Buchungsaufgaben wegfallen, haben wir auch tatsächlich viel mehr Zeit für Beratung. Wir können unseren Mandanten jetzt jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehen, Erkenntnisse aus den Zahlen ziehen und so bezüglich sinnvoller Umstrukturierungen und Einsparpotenziale fundiert beraten,“ so Krug.
Zu den Interviewpartnern:
Patrick Nassall
ist Teil des lexoffice Steuerberater-Teams
aus dem Hause Lexware
Christopher Krug
Steuerberater und Geschäftsführer der
Steuerberatungsgesellschaft kwpartners