In einer Zeit, in der die Digitalisierung die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend verändert, gewinnt die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine immer größere Bedeutung. Diese Dokumentation ist nicht nur für die Mandanten von Steuerkanzleien von entscheidender Bedeutung, sondern bietet auch für die Kanzlei selbst vielfältige Vorteile.
Die Bedeutung von GoBD bei der Digitalisierung von Buchungsunterlagen zur Effizienzsteigerung
Die Verfahrensdokumentation gemäß den GoBD ist für Unternehmen jeder Größe vorgeschrieben. Sie gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Prüfungssicherheit bei der elektronischen Buchführung und Datenspeicherung. Steuerkanzleien spielen eine entscheidende Rolle bei der Erstellung und Umsetzung dieser Dokumentation für ihre Mandanten. Eine gut organisierte und digital arbeitende Mandantschaft ermöglicht Steuerkanzleien einen reibungslosen Austausch von Buchhaltungsunterlagen. Durch den Einsatz digitaler Tools und die Vorlage von digitalen Belegen verbessert sich die Verarbeitungsmöglichkeit erheblich. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen in der Kanzlei, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Aktualität der Daten.
Erschließung neuer Geschäftsfelder durch Beratung im Bereich GoBD/Verfahrensdokumentation
Die Expertise im Bereich der Verfahrensdokumentation nach GoBD bietet Steuerkanzleien die Möglichkeit, sich als Berater für ihre Mandanten zu etablieren. Indem sie ihre Mandanten bei der Umsetzung und Einhaltung der vorgegebenen Anforderungen unterstützen, eröffnen sich neue, lukrative Geschäftsfelder. Digitalisierung bedeutet nicht nur die Umstellung von Papier auf Computer, sondern auch die Neugestaltung von Arbeitsprozessen und die Nutzung neuer Technologien zur Effizienzsteigerung.
Schwachstellen im Bereich Digitalisierung und fehlende Verfahrensdokumentation als formeller Mangel
Trotz des Potenzials der Digitalisierung gibt es immer noch zahlreiche Schwachstellen im Mandantenbetrieb, die einer effizienten Umsetzung im Wege stehen können. Dazu gehören beispielsweise unstrukturierte Datenverwaltung, mangelnde IT-Sicherheit oder fehlende Schulungen für Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Systemen. Sie werden vermutlich auch erstaunt sein, wie viele Mandanten ihre Rechnungen immer noch mit MS Word/MS Excel oder anderen Office-Anwendungen schreiben. Diese, im Regelfall nicht GoBD-konforme Vorgehensweise, kann den Mandanten im Fall einer Betriebsprüfung durchaus spürbare Nachteile bringen. Steuerkanzleien können hier ansetzen und ihren Mandanten gezielte Unterstützung bieten, um diese Schwachstellen zu beheben und den Weg für eine erfolgreiche Digitalisierung zu ebnen. Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann für den Mandanten weitreichende Folgen haben. Sie stellt einen formellen Mangel in der Buchhaltung dar, der im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einer Steuerzuschätzung führen kann. Durch eine fundierte Verfahrensdokumentation nach GoBD können solche Risiken minimiert und die Buchhaltung auf rechtssichere Beine gestellt werden.
Warum ist Digitalisierungsberatung wichtig?
Die Digitalisierung ist keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern eine unaufhaltsame Entwicklung, die alle Bereiche unserer Gesellschaft und Wirtschaft erfasst hat und weiterhin verändert. Die klassischen Tätigkeiten des Steuerberaters werden immer mehr von automatisierten Systemen übernommen, aber das bedeutet nicht, dass der Steuerberater überflüssig wird. Im Gegenteil: Er kann seine Rolle als vertrauensvoller Berater und Wegbegleiter seiner Mandanten stärken, indem er ihnen hilft, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.
Wie kann ich als Steuerkanzlei Digitalisierungsberatung anbieten?
Digitalisierungsberatung bedeutet nicht nur, den Mandanten technische Hinweise zu geben, sondern vor allem auch strategische und organisatorische Aspekte der Digitalisierung zu berücksichtigen. Es geht darum, die Mandanten dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, neue Geschäftsfelder zu erschließen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Kanzleien, die sich bereits etwas ausführlicher mit den Prozessabläufen im Mandantenbetrieb rund um die Belegbearbeitung, -erstellung oder -ablage beschäftigt haben, berichten oftmals von recht einfach zu erkennenden Schwachstellen und gut umsetzbaren Verbesserungsmöglichkeiten. Fragen Sie gern bei Ihren Mandanten mal nach, wie häufig eingehende digitale Belege kopiert und in unterschiedlichen Ablagesystemen gelagert werden, bevor sie irgendwann in die Buchhaltung gelangen. Im schlimmsten Fall sogar im Pendelordner.
Der Einstieg in die Digitalisierungsberatung sollte dort erfolgen, wo die Kanzlei bereits über Expertise verfügt. Beispiele hierfür sind die Einführung digitaler Belegaustausch, die Umstellung auf elektronische Rechnungen oder die Nutzung von Cloud-Lösungen für die Buchhaltungssoftware. In manchen Kanzleien gibt es inzwischen Mitarbeiter/innen, die durch gezielte Fortbildungen ihren Kenntnisstand in Sachen IT und Datenschnittstellen verbessert haben. Sofern Zeit und Wille vorhanden sind, können diese beim Mandanten für entsprechende Unterstützungsleistungen eingesetzt werden. Alternativ besteht immer auch die Möglichkeit, in Abstimmung mit dem Mandanten, externe spezialisierte IT-Unternehmen einzubinden. Durch gezielte Maßnahmen können sowohl die Kanzlei als auch die Mandanten von einer effizienteren und transparenteren Arbeitsweise profitieren.
Welche Vorteile bringt die Verfahrensdokumentation mit sich?
Neben unternehmensindividuellen Ablaufbeschreibungen, der Definition von Verantwortlichkeiten sowie dem Zusammenstellen von sonstigen Beschreibungen und Regelungen geht es bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor allem darum, die eingesetzten IT-Systeme sowie deren Schnittstellen zu identifizieren und transparent darzustellen. Allein das Wissen um die eingesetzten IT-Systeme sowie den vorhandenen Schnittstellen gibt der Kanzlei Aufschlüsse über die Möglichkeiten eines digitalen Datenaustauschs mit dem Mandantenbetrieb. Die Verfahrensdokumentation liefert hier also wertvolle Hinweise. Eine professionelle Softwarelösung zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, idealerweise kollaborativ von Kanzlei und Mandant einsetzbar, kann den Erstellungsprozess massiv unterstützen und beschleunigen.
Fazit:
Digitalisierungsberatung, ausgelöst durch die Notwendigkeit, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist nicht nur ein Service für die Mandanten, sondern auch ein lukratives Geschäftsmodell für die Kanzlei. Sie ermöglicht eine Differenzierung vom Wettbewerb, eine höhere Mandantenbindung, Umsatzsteigerung und effizientere Zusammenarbeit. Indem die Kanzlei ihre Mandanten bei der Digitalisierung unterstützt, kann sie ihre Position als vertrauensvoller Partner im digitalen Zeitalter festigen und langfristig erfolgreich sein.
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist nicht nur eine Pflichtaufgabe, sondern auch ein Türöffner für die Digitalisierung von Steuerkanzleien und ihren Mandanten. Durch gezielte Digitalisierungsberatung können Kanzleien ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und langfristig erfolgreich sein. Es lohnt sich daher, die Potenziale der Verfahrensdokumentation zu erkennen und zu nutzen, um fit für die Zukunft zu werden.
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Über den Autor:
Marcus Römer,
Geschäftsführer der smartdocu Solutions GmbH, ist seit mehr als 15 Jahren freiberuflicher Unternehmensberater für Steuerkanzleien. smartdocu Solutions GmbH bietet cloudbasierte Lösungen für Steuerkanzleien. E-Mail: marcus.roemer@smartdocu.de
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