Das Thema Digitalisierung dürfte bei den steuerberatenden Berufen in den letzten Jahren wohl am kontroversesten diskutiert worden sein. Die Frage nach dem „Warum?“, oder Aussagen wie „es läuft bzw. lief doch bisher auch alles ohne“, liegen aus meiner Sicht ganz klar auf der Hand und dürfen keine Rolle mehr spielen.
Es gibt sehr unterschiedliche Kategorien von Steuerkanzleien, unterschiedliche Erfolgsmodelle und Umsetzungsziele, fachlich qualifiziertes Personal mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen, Mandanten aus vielen Branchen mit unterschiedlichen Standards. Dazu kommt noch die nicht vorhandene Zeit in der Steuerkanzlei, die gerne als Ausrede ganz oben aufgeführt wird.
Nun erhoffen sich viele Steuerberaterinnen und Steuerberater nach dem Besuch einer Veranstaltung oder eines Seminares Klarheit und eine Checkliste, wie in ihrer Kanzlei das Thema angegangen und umgesetzt werden muss. Genau hier ergeben sich die ersten Hürden.
Denn eine solche standardisierte Checkliste kann es aufgrund der großen Individualisierung einfach nicht geben, allenfalls für Mandanten aus einer speziellen Branche und vielleicht für strukturstarke und sehr prozessorientierte Kanzleien.
Das Thema Digitalisierung kann, auch wenn eine Vielzahl sich das wünschen würde, nicht über einen Kamm geschoren werden.
Aufgrund der Komplexität wäre es vermessen und unrealistisch, hier Lösungen anzubieten. Aus meiner persönlichen, mehr als 15-jährigen Erfahrung beim Thema Digitalisierung in Steuerkanzleien kann ich hier nur eine Vielzahl von Punkten ausführen, die sich in der Vergangenheit als sehr hilfreich und erfolgversprechend erwiesen haben.
Aus meiner Sicht spielen bei der Digitalisierung die Ausrichtung der Kanzlei, der interne Umgang mit dem Thema, die Priorisierung, die Unterstützung und Schulung des Personals, sowie der Abbau von Angst vor Veränderung die größte Rolle.
Stellen Sie in der Kanzlei die Zeichen der Zeit auf Digitalisierung und nehmen Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt mit auf diese Reise. Stärken Sie die Themen, die Prozesse und geben Sie vor allem auch Problemen, Fragen und Hindernissen den nötigen Raum.
Einen weiteren wichtigen Punkt stellt die digitale Fachkraft in der Steuerkanzlei dar. Über den Einsatz und den Nutzen könnte man trefflich diskutieren. Die Vergangenheit hat aber gezeigt, dass diese Person ein sehr hilfreiches Instrument ist, um den technischen Teil von den fachlich qualifizierten Mitarbeitern fernzuhalten bzw. diese damit zu entlasten und die Prozesse zu verbessern.
Um mit dem Mandanten die nächsten digitalen Schritte in die Wege zu leiten, sind meiner Ansicht nach die letzten beiden Punkte unerlässlich. Der Mandant wird im Gespräch oder bei der Teilumsetzung sofort merken, wenn in der Kanzlei zu diesem Thema nicht die nötige Akzeptanz vorhanden ist und das Wissen fehlt. Entsteht dann ein Problem bzw. eine Frage, die aufgrund von mangelndem Wissen nicht gelöst werden kann, wird der Mandant keine weiteren Schritte in diese Richtung mehr unternehmen. Steht in der Kanzlei die nötige Kompetenz zur Verfügung, spiegelt das auch Vertrauen und Zukunftsorientiertheit beim Mandanten wider.
Im Gespräch mit dem Mandanten sollten im Vorfeld machbare digitale Prozesse aus seinem Business besprochen werden. Starten Sie kleine Schritte und einzelne Prozesse. Diese versprechen Erfolg und Erfolg motiviert dazu, die nächsten Schritte zu machen. Überfahren Sie den Mandanten mit allen Möglichkeiten auf einen Schlag, wird das Ergebnis lange auf sich warten lassen oder schlimmstenfalls ganz ausbleiben.
Erfahrungswerte zeigen, dass es sehr hilfreich ist, wenn der Sachbearbeiter oder die digitale Fachkraft mit dem Mandanten spricht. Aber auch hier gibt es nicht die eine Lösung. Geben Sie Ihren Mitarbeitern oder der digitalen Fachkraft den nötigen Freiraum, um mit dem Mandanten über das Thema zu sprechen.
Sinnvoll kann hier durchaus ein digitales Audit in Ihrer Steuerkanzlei sein, das die Kanzlei, die Mandanten, die Prozesse und den Stand der Dinge heute mit den Zielen von morgen darstellt. Hier wird auf einen Nenner gebracht, welche Prozesse künftig bei Mandanten sinnvoll sind und welche es in der Kanzlei heute schon gibt. Und das über alle Bereiche aus Rechnungswesen, Eigenorganisation, Lohn und Steuern.
Damit die Prozesse beim Mandanten auch so umgesetzt werden und beide Parteien profitieren, muss das Mandat unterstützt werden. Vor Ort beim Mandanten sind die alten Prozesse immer noch präsent und bei den Neuen steht noch nicht die Erfahrung zur Verfügung.
Unterstützen Sie den Mandanten dabei, die neuen Prozesse zu forcieren, auch wenn das auf beiden Seiten in der Anfangszeit sehr viel Mühe bedeutet. Präsentieren Sie Lösungen und Wege vor Ort beim Mandanten und binden Sie dort die nötige Technik mit Ihrem IT-Partner ein.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Vorteile für das Business des Mandanten und für die Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei. Mehr Raum für Beratung, kürzere Intervalle für Auswertungen, schnellerer Informationsaustausch, Integration von Zahlungsverkehr und Mahnwesen, Liquiditäts- und Planungsauswertungen, digitale Auswertungen, vereinfachte und sichere Kommunikation, einfache Ablage- und Suchstrukturen, Nutzung neuer Techniken, u.v.m.
Auch steht das Thema „Reduzierung der Buchhaltungskosten“ immer wieder im Raum, wenn es um die Automatisierung von Bankbuchungen, Kassenbuchungen, digitaler Belege, Vorarbeiten in Lohn und Gehalt, usw. geht. Moderne Buchhaltung oder Lohnabrechnung wird in Zukunft so ablaufen müssen.
Der gesamte Markt richtet sich gerade darauf aus. Haben Sie keine Angst vor der Preisfrage und beantworten diese mit einem klaren „NEIN“ und einer Gesprächspause von mindestens 5 –10 Sekunden.
Überzeugen Sie Ihre Mandanten mit der Kompetenz Ihrer Mitarbeiter, Unterstützung durch die digitale Fachkraft, die Zukunftsorientierung Ihrer Kanzlei, die gesamte digitale Ausrichtung von Buchhaltung und Lohnabrechnung und den künftigen Vorteilen in der digitalen Zusammenarbeit.
Diese Vorteile müssen Sie für Ihre Mandanten kennen. Nicht jeder Mandant wird sich damit überzeugen lassen, aber die Zeit wird nicht stillstehen und arbeitet gegen Sie. Sie sollten Segel setzen und Fahrt aufnehmen.
Über den Autor:
Christian Heidler
Vorstand der hmd-software AG in Andechs