Rechtsanwältinnen und -anwälte sollten in Betracht ziehen, für die Datenspeicherung auf einen Cloud-Speicher zurückzugreifen, da dieser viele Vorteile mit sich bringt. Gleichzeitig müssen bei der Auswahl des richtigen Anbieters die hohen berufsbedingten Anforderungen, datenschutzrechtliche Aspekte sowie die Datensicherheit berücksichtigt werden.
Welche Voraussetzungen muss der Cloud-Speicher erfüllen?
Wenn Rechtsanwältinnen und -anwälte einen Anbieter auswählen, spielen gleich mehrere gewichtige Faktoren eine Rolle. Als Berufsgeheimnisträgerinnen und -träger nach § 203 StGB müssen Rechtsanwältinnen und -anwälte die Schweigepflicht auch in Bezug auf Dateien und Dokumente ihrer Klientinnen und Klienten sicherstellen. Hinzu kommen die rechtlichen Vorgaben der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), der Berufsordnung der Rechtsanwälte (BORA) und der EU-DSGVO. In puncto Datenschutz empfiehlt es sich, auf einen Anbieter zu setzen, dessen Firmensitz in Deutschland liegt und der dort auch seine Rechenzentren betreibt. Eine Zertifizierung wie die international anerkannte Norm DIN ISO/IEC 27001 spricht für hohe Sicherheitsstandards in diesen Rechenzentren. Mit vielen Anbietern lässt sich zudem einfach ein Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Um die Vertraulichkeit der gespeicherten Daten zu gewährleisten, sollten diese unbedingt Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden, sodass nicht einmal der Anbieter selbst Zugriff auf die Daten hat.
Welche Vorteile bringt der Umstieg auf die Cloud für Kanzleien?
Viele Kanzleien setzen heute auf eigene Server oder gar eine eigene IT-Infrastruktur. Diese kann den technisch notwendigen Anforderungen nicht immer zeitnah und vollumfänglich gerecht werden. Insbesondere bei der Datensicherheit stellen sich einige Fragen: Wie gut ist der Schutz vor Cyberkriminellen und Angriffen? Gibt es einen Schutz vor einem Totalverlust der Daten durch Elementarschäden wie zum Beispiel Feuer oder Wasserschäden? Sind alle Daten mehrfach redundant gespeichert, idealerweise an unterschiedlichen Orten? Bei all diesen wichtigen Themen empfiehlt es sich, auf einen externen Cloud-Anbieter zu setzen. Dieser stellt in Sachen Datensicherheit eine bewährte und stetig aktuelle Infrastruktur bereit und hat eine Expertise, die eine Kanzlei nicht ohne Weiteres aufbauen kann. Hinzu kommt: Die eigene Infrastruktur an den Cloud-Anbieter auszulagern, führt zu signifikant niedrigeren Kosten als der Betrieb im eigenen Haus. Sämtliche technische Wartungsarbeiten sind beim externen Anbieter ebenfalls inkludiert. Ein gewichtiges Argument für Cloud-Speicher ist auch, dass sie ein Backup-Speicher zur Sicherung sämtlicher Dateien sind, der ohne komplexe technische Einrichtung sofort einsatzbereit ist.
Für welche Nutzungsszenarien eignen sich Cloud-Speicher?
Bekannt sind Cloud-Speicher vor allem dafür, dass jemand Dateien hochlädt und diese per Link mit anderen teilt. Weitere Funktionen sorgen für zusätzliche Sicherheit: So lässt sich der Zugriff auf den Link per Passwort schützen oder die Zahl der Aufrufe limitieren. Auch intern unter den Mitarbeitenden kann so das Teilen von Dateien oder Dokumenten vereinfacht werden. Technisch ausgereifte Cloud-Speicher verfügen ebenfalls über Schnittstellen, mit denen sie sich in vorhandene Systeme oder vorhandene Software einbinden lassen. Das macht die Cloud zum Beispiel zu einem virtuellen Laufwerk und Speicherziel für viele verschiedene Dateien – wie zum Beispiel digitalisierte Dokumente. Auf diese Weise verwendet, kann ein Cloud-Speicher sogar das bereits vorhandene Dokumenten-Management-System ergänzen. Dabei sorgen verschlüsselte Protokolle für eine sichere Datenübertragung.
Wie können eine Anwältin oder ein Anwalt einen Cloud-Speicher für sich individuell nutzen?
Auch individuell haben Cloud-Speicher einen Nutzen für jede Person, die in einer Kanzlei arbeitet. Dateien lassen sich auf verschiedenen Arbeitsgeräten wie Computer, Tablet oder Smartphone synchronisieren und immer aktuell halten. Zudem ermöglicht die Cloud, von überall auf diese Dateien zuzugreifen. In einem persönlichen Cloud-Verzeichnis lassen sich die Dateien in einer Verzeichnisstruktur organisieren, die automatisch auf alle Geräte übertragen wird. Zusammenfassend haben Anwältinnen und Anwälte besondere berufliche Verpflichtungen und müssen strenge gesetzliche Vorgaben einhalten, denen der Cloud-Speicher gerecht werden muss. Anbieter mit Sitz in Deutschland und mit maximalen technischen Sicherheitsstandards sind daher dringend zu empfehlen. Zusätzliche Funktionen, wie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sorgen für maximale Sicherheit auf dem Transportweg und dem Speicherplatz und sollten vor der Anbieterentscheidung sorgfältig geprüft werden.
Sofern die nötigen Voraussetzungen vorliegen, bieten Cloud-Speicher auch im Berufsalltag von Juristinnen und Juristen einen hohen Mehrwert. Das Auslagern der eigenen IT-Infrastruktur in eine Cloud hat einen weiteren positiven Nebeneffekt: Externe Anbieter haben Lösungen, die sich skalieren lassen und so mit den Anforderungen ihrer Kundschaft mitwachsen können. Bei großen Hosting-Unternehmen lässt sich der Cloud-Speicher zum Beispiel langfristig durch einen eigenen oder auch gemanagten Server ersetzen, welcher ebenfalls in die Infrastruktur der hochsicheren Rechenzentren integriert ist.
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Über die Autorin:
Anne Graurock
ist seit 2019 Datenschutzbeauftragte der STRATO Gruppe und ist seit 2017 Legal Counsel bei der STRATO AG. Studiert hat sie an der TU Dresden mit dem Abschluss Bachelor of Laws sowie an der Humboldt-Universität zu Berlin, an der sie 2017 ihr zweites Staatsexamen ablegte. Der von STRATO entwickelte Cloud-Speicher HiDrive ist ein Produkt mit Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit und mit ausschließlichem Speicherort in Deutschland.
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Der Beitrag ist erstmals in der NJW 25/23 erschienen.