Der Rechnungsabschluss zum Monatsende war schon immer eine große Herausforderung für Finanzteams. Für KMU gilt dies besonders – aufgrund der zur Verfügung stehenden Zeit ebenso wie aus Mangel an personellen Ressourcen. In einer Zeit, in der schnelles Handeln der ausschlaggebende Faktor für das Unternehmenswachstum ist, wird die Fähigkeit, detaillierte Finanzberichte und Prognosen zu erstellen, zudem immer wichtiger. Jegliche Verzögerung beim Zugriff auf die Bilanzen kann – im schlimmsten Fall – den Fortbestand des Unternehmens gefährden.
Verantwortliche in Unternehmen benötigen genaue Zahlen u.a., um bessere Strategien gegen die Unwägbarkeiten des Marktes zu entwickeln, die sich vermehrt aus der nach wie vor hohen Inflation, Problemen mit den Lieferketten oder dem Fachkräftemangel ergeben.
Laut einer neuen Studie von Sage, die unter dem Titel „Close the Books 2023 Global Survey“ erschienen ist, benötigen KMU weltweit im Durchschnitt sieben Arbeitstage, um ihren Rechnungsabschluss zu bewältigen. Denjenigen, die über automatisierte Prozesse verfügen, gelingt dies in der Regel zwei Tage schneller. Unternehmen, die sich zunehmend auf technische Hilfen verlassen, genießen somit nachweislich einen Vorteil, wenn es darum geht, die Effizienz des Finanzteams und somit des gesamten Unternehmens zu verbessern.
Technologischer Wandel ist unaufhaltsam
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitsweise der Finanzabteilungen drastisch verändert. Nach Angaben von McKinsey lassen sich 40 Prozent der Finanzaktivitäten vollständig und weitere 17 Prozent teilweise automatisieren. Durch diese Automatisierung können die Finanzexperten nun eine strategischere Rolle innerhalb des Unternehmens übernehmen.
Ein ähnliches Bild ergibt sich beim Rechnungsabschluss. Wie die Studie von Sage nahelegt, sind für Unternehmen Journalbuchungen, Abstimmungen mit Banken und die Überprüfung von Transaktionen hinsichtlich Richtigkeit und Anomalien die drei größten Probleme, mit denen sie beim Rechnungsabschluss konfrontiert sind. 50 Prozent der Befragten nannten einen Mangel an Automatisierung als ausschlaggebenden Grund. Finanzteams erkennen zunehmend, dass sie Prozesse automatisieren müssen, wissen jedoch nicht, wo sie damit anfangen sollen. Auch der Mangel entsprechender technischer Hilfsmittel bzw. des Know-hows steht einem nachhaltigen Wandel zuweilen im Weg.
Grenzen der Automatisierung
In der Phase des Rechnungsabschlusses besteht die Herausforderung bei vielen Prozessen darin, dass zahllose Aktivitäten abseits der Buchhaltungssysteme stattfinden. Unternehmen müssen unter Umständen getrennte Geschäftseinheiten konsolidieren, die Abschreibung von Anlagevermögen berechnen oder Gemeinkosten in Tabellenkalkulationen zuordnen. Wenn ein Prozess außerhalb der Buchhaltungslösung abläuft und extra eingegeben werden muss, ist das nicht nur ineffizient, sondern erhöht auch die Fehlerwahrscheinlichkeit und beeinträchtigt die Nachvollziehbarkeit. Unternehmen müssen möglicherweise auch Daten in Tabellenkalkulationen exportieren, um Berichte zu erstellen, die eine Aufschlüsselung der Informationen nach Vertriebsweg, Konto oder Abteilung erlauben. Zuweilen müssen sogar nicht finanzbezogene Daten erfasst werden. All dies erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Funktionen, die nicht an ein bestimmtes Team, Tool oder System gebunden sind. Sobald alle Daten sich dort befinden, wo sie sein sollen, muss das Buchhaltungsteam sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind, keine Duplikate enthalten und jeder Datenpunkt dem richtigen Konto und/oder der richtigen Abteilung zugeordnet ist.
Automatisierung kann bei vielen dieser Herausforderungen einen wertvollen Beitrag leisten. Es geht darum, die Daten in verschiedene Bereiche aufzuteilen und dann zu entscheiden, wo und was letztlich automatisiert werden kann. Zu den Fragen, die sich dabei ergeben, gehören unter anderem: Wie werden die Daten gesammelt und im Buchhaltungssystem erfasst? Sind die vorhandenen Systeme angemessen integriert, sodass die Daten nicht ständig neu eingegeben werden müssen? Wird die volle Funktionalität der Lösung genutzt, anstatt Daten zu exportieren, zu bearbeiten und erneut einzugeben? Und schließlich: Wie werden Daten gemeldet und ausgewertet?
Die beste Grundlage für all diese Abläufe ist eine Cloud mit offenen Integrationsmöglichkeiten. Zudem kommen in der Buchhaltung immer häufiger KI-Technologien zum Einsatz, z.B. Systeme zur Erkennung von Anomalien. Deren Einsatz ist ohne die Cloud fast undenkbar, da hierfür Zugang zu riesigen Datenmengen benötigt wird, um KI- und Machine-Learning-Systeme mit entsprechenden Informationen zu trainieren.
Lücken in der Wertschöpfung
Die Sage-Studie hat zudem ergeben, dass Unternehmen mit dem höchsten Automatisierungsgrad dreimal so viel Zeit für wertschöpfende Aktivitäten aufwenden können. Ferner sind Unternehmen, die eine Cloud-Lösung nutzen, im Durchschnitt 25 Prozent stärker automatisiert. Angehende junge Buchhalterinnen und Buchhalter sind vermutlich nicht daran interessiert, manuelle Prüfungen durchzuführen. Stattdessen dürften sie eine Position im Unternehmen anstreben, bei der sie die Organisation dabei unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Hierzu muss ihnen jedoch Vertrauen entgegengebracht werden, und sie benötigen die richtigen Werkzeuge. Die Automatisierung nimmt den Finanzexperten manuelle Tätigkeiten ab und gibt ihnen wertvolle Zeit zurück, in der sie sich auf die strategische Führung des Finanzwesens konzentrieren können. Dies wirkt sich nicht nur auf die Art und Weise aus, wie sie ihrer Arbeit erledigen, sondern verschafft den Unternehmen auch einen besseren Überblick, sodass sie fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten treffen können.
Fazit
Wichtige Aspekte, die Buchhalterinnen und Buchhalter in der Phase des Rechnungsabschlusses berücksichtigen sollten:
- Wo immer möglich, sollten die Verantwortlichen eine Automatisierung in Betracht ziehen. Gleiches gilt für den Rückgriff auf die Cloud – so lässt sich wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, indem manuelle Prozesse eliminiert werden. Es sollte stets überprüft werden, welche Prozesse die meiste Zeit des Finanzteams in Anspruch nehmen, um zu entscheiden, welche davon automatisiert werden können.
- Künstliche Intelligenz kann bei der tagtäglichen Arbeit unterstützen, indem sie langwierige, kostspielige und fehleranfällige Prozesse ersetzt, sodass sich die Verantwortlichen auf wichtigere Aspekte fokussieren können.
- Flexible Lösungen sind der Schlüssel – denn eine flexible Berichterstattung erfordert flexible Lösungen. Zur Automatisierung und Verbesserung des Rechnungsabschlusses sollte eine Lösung gewählt werden, die flexibel ist und sich so einfach wie möglich in bestehende Systeme integrieren lässt.
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Über die Autorin:
Sandi Main,
Head of Product Marketing, Medium Business bei Sage ist mit einem Hintergrund in der Entwicklung und Implementierung von Buchhaltungs- und ERP-Lösungen Spezialistin in der Nutzung von Technologie zur Umgestaltung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen.
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