Prozesse zu digitalisieren und somit zu automatisieren ist wichtiger denn je. Indes existieren in Unternehmen und Kanzleien noch zu viele Medienbrüche, die Digitalisierung stockt im Tagesgeschäft somit an entscheidenden Stellen. Doch das lässt sich durchaus beheben und eröffnet gleichzeitig ganz neue Effizienzpotenziale und Kostensenkungen.
Die digitale Belegverarbeitung ist in Unternehmen und Steuerberater-Kanzleien angekommen. Denn die daraus resultierenden Einspar- und Effizienzgewinne sind gewaltig, das lässt sich aus einem schon länger in vielen Unternehmen digitalisierten Dokumentenprozess nachvollziehen.
So führen laut einer Studie des Marktanalysten Bruno Koch von Billentis aus dem schweizerischen Wil allein elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse zu Kosteneinsparungen von 60 bis 80 Prozent im Vergleich zu Papierprozessen. Auch beim digitalen Versand von Rechnungen ergeben sich enorme Kostenvorteile. Diese liegen nach Billentis bei 6,60 Euro pro Rechnungsstellung.
So weit so gut. Noch besser wäre es indes für Berater und Unternehmen, ließe sich die bereits vorhandene Digitalisierung ausbauen und noch weiter automatisieren. Und das ist möglich: Künstlicher Intelligenz (KI) sei Dank. Dazu einige Beispiele.
Detailarbeit, bei der die Software stetig lernt und erkennt
So ist es derzeit etwa noch eine Herausforderung, Seiten in digitalen Stapeln zu trennen. Hat die entsprechende Software Belege digitalisiert und gespeichert, geht die eigentliche Detailarbeit los:
Die Datei enthält ein paar oder mehrere hundert Seiten, mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Barbelegen. Um diese Datei zu verarbeiten, müssen die Seiten getrennt und für jeden Beleg – ob eine oder mehrere Seiten stark – muss eine eigene Datei erstellt werden. Das wurde bis dato händisch erledigt.
Das heißt, vor dem Digitalisieren klebten Mitarbeiter auf jede Rechnung einen Barcode. Die Software erkennt den Barcode als erste Seite und macht eine Seitentrennung. Ein Mitarbeiter sieht daraufhin die gesamte Datei durch und trennt die Belege manuell in einzelne Dateien.
Es sind jedoch bereits auch Systeme mit KI verfügbar, wie zum Beispiel das Kanzlei-Portal von Enteos. Sie erkennt für jeden Beleg den Kopf, den Mittelteil inklusive der Rechnungspositionen und den Fuß. Bei erstmals gescannten Belegen kann ein Mitarbeiter die Erkennung kontrollieren und wenn nötig korrigieren.
Ergebnis: Die Software lernt aus diesem manuellen Eingriff und leitet daraus allgemeine Regeln ab. So erkennt sie beispielsweise nach einem erstmaligen Anlernen künftig Eingangsrechnungen mit angehängten Lieferscheinen von allein.
Oder Rechnungen von wiederkehrenden Lieferanten. Die KI erkennt typische Merkmale wie Lieferant/Name, Rechnungsnummer, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und -betrag, oder etwa das Datum.
Daraufhin wird autonom ein sogenanntes Modell von der KI erstellt. Dieses definiert, an welcher Stelle des Belegs eben diese eindeutigen Informationen extrahiert werden. Und nicht nur das. Eine mit KI ausgestattete Software lernt dabei laufend dazu.
Ändert ein Lieferant etwa sein Rechnungslayout, sieht die Software die Änderungen und passt das Template automatisch an. Ist es für die Belegverarbeitung notwendig, dass weitere Felder ausgelesen werden, dann gibt der Mitarbeiter das jeweilige Merkmal bei der nächsten Bearbeitung manuell ein. Die selbstlernende Software erkennt das neue Feld und ergänzt das bestehende Modell.
Unter der Vielfalt leidet die Effizienz in der Kanzlei
Die größte Leistung des KI-Einsatzes ist jedoch die Belegbuchung. Und das funktioniert so: Die Rechnungsmerkmale sind vollständig erfasst, es fehlen aber noch Elemente der Buchungszeile. Zur Verbuchung des Beleges braucht es bekanntermaßen noch weitere Merkmale wie Konto, Buchungsschlüssel oder Belegtext. Diese Merkmale geben Mitarbeiter in der Regel händisch ein oder jetzt eben übernimmt die künstliche Intelligenz.
Die KI ermittelt Konto und Gegenkonto automatisch. Die dafür notwendigen Regeln für Ausgangs-, Eingangsrechnungen oder Barbelegen erstellt die selbstlernende Software basierend auf der Buchungshistorie. Die dafür notwendigen Trainingsdaten werden einfach aus dem Buchungs-Journal ermittelt – ganz ohne menschliches Zutun.
Dabei werden diese Regeln, die durch KI erstellt werden, mit der Zeit immer besser. Denn sie steigen mit der Anzahl der verwendeten Merkmale einer Rechnung. Neben üblichen Merkmalen wie Name des Lieferanten, IBAN, Steuer-Nummer oder Umsatzsteuer-ID lassen sich zur Erstellung des Modells auch der Text auf der Rechnung und Betragshöhe, Positionstexte sowie Mengeneinheiten heranziehen.
Der Königsweg für die Kanzleien und Unternehmen ist es darüber hinaus, diese KI in eine umfassende Digitalisierungsstrategie zu integrieren. So setzen sie digitale Lösungen bereits für viele Arbeiten ein: zum Belegaustausch, zur Kommunikation, zur Beratung und nicht zuletzt zum Kanzleimarketing.
Doch unter der Vielfalt leidet die Effizienz in der Kanzlei. Bestehende Angebote wie die Kanzlei-Website liegen brach und werden nicht ausreichend für Service-Angebote genutzt. Beispiel Beleganlieferung: Viele Wege, viele Handgriffe. Mitarbeiter suchen Belege händisch zusammen aus Maileingängen, heruntergeladen aus Online-Speicherdiensten und aus Messenger-Apps weitergeleitet.
Es fehlt eine Konsolidierung in einem Kanzlei-Portal in der Homepage der Kanzlei. Dieses bündelt alle digitalen Dienstleistungen, dient als Kommunikations-Plattform und bietet zusätzlich mächtige Automatisierungs-Funktionen für die digitale Buchhaltung inklusive KI. Um in der neuen „digitalen“ Welt zusammenzuarbeiten, loggen sich Mandant und Buchhalter über die Kanzlei-Homepage ein.
Fazit: Die Digitalisierungsstrategie in Unternehmen und Kanzleien geht voran. Konsequent ist es jedoch, diese mit KI und einem adäquaten Portal zu komplettieren. Die daraus resultierenden Kosteneffekte und Effizienzsteigerungen sind gewaltiger denn jemals zuvor.
Über den Autor:
Christoph Prieler
Gründer der Enteos GmbH und der
Abacus Accounting Technologies GmbH