Zum Thema Fahrtenbuch scheint es eine einhellige Meinung zu geben, sei es unter Steuer-Profis oder Fuhrparkverantwortlichen: „Das funktioniert nicht!“
Der Grund liegt auf der Hand: Die handschriftliche Dokumentation jeder einzelnen getätigten Fahrt ist heute nicht mehr zumutbar. Nur sehr wenige Fahrer bringen die nötige Geduld und Ausdauer auf, jedes Mal nach dem Parken das kleine Büchlein aus dem Handschuhfach zu suchen und Kilometerstände, Uhrzeiten und Anlässe aufs Lenkrad gestützt zu notieren. Der weit größere Teil – und das ist kein Geheimnis – tut sich schwer damit, seine Fahrtstrecken, wie gesetzlich gefordert, „zeitnah“ zu notieren und muss Eintragungen oft nachträglich an Hand von Kalendereinträgen und mit der Hilfe von Routenplanern ergänzen.
Wer den Versuch einmal unternommen hat, weiß: Bereits nach einigen Tagen ist die Aufgabe, eine plausible Dokumentation geschäftlicher und privater Strecken nachzuvollziehen, nicht mehr trivial. Wer noch länger wartet, wird Ungenauigkeiten in Kauf nehmen müssen. Für Steuerprüfer ist diese Praxis ein gefundenes Fressen: Stimmen zum Beispiel Tankbelege oder Werkstattrechnungen nicht mit Fahrtenbucheinträgen überein oder sind die angegebenen Strecken nach Überprüfung länger oder kürzer als der direkte Weg laut Karte, genügt dies bereits als Anhaltspunkt für eine Manipulation und oft genug als Anlass für das Verwerfen eines oder sogar aller Fahrtenbücher. Die folgenden Straf- und Nachzahlungen sind nicht unerheblich, der entstandene Ärger meist noch größer.
Alles in allem ein Szenario, das Fahrer eines Geschäftswagens im überwiegenden Fall die pauschale Besteuerung des Fahrzeugs nach der Einprozentregel vorziehen lässt. Die dadurch erhöhte Steuerlast kann sich besonders bei jenen, die zum Beispiel ein hochwertiges Auto, weite Strecken oder einen Gebrauchtwagen fahren, jährlich auf mehrere tausend Euro belaufen. Erhebungen unter Steuerberatern haben im Jahr 2013 ergeben, dass sich für 61 % aller Firmenwagenfahrer die Fahrtenbuchmethode finanziell lohnen würde – nur 5 % nutzen sie allerdings derzeit.1
Seit kurzem aber wandelt sich die Situation in Deutschland: Kleine digitale Helfer können das Mitschreiben der für das Finanzamt relevanten Informationen automatisch und im Hintergrund übernehmen. Was früher nur mit teurer Hardware und einer Montage in der Werkstatt möglich war, ist inzwischen mit Produkten zum Selbereinstecken kinderleicht geworden. Ein Griff in den Fußraum und das viel beschworene „Connected Car“ wird Realität: Fahrzeugbewegungen werden ab sofort verschlüsselt per Mobilfunk an die Fahrtenbuchsoftware auf dem Smartphone oder am Rechner im Büro übermittelt. Mit wenigen Klicks lassen sich Informationen zum Anlass der Fahrt und besuchten Geschäftspartnern hinzufügen. Wann immer nötig, lässt sich eine Fahrtenbuchdatei exportieren und an die Steuerkanzlei weiterreichen. So weit, so einfach. Doch aufgepasst: Hersteller digitaler Fahrtenbücher sollten neben der Bequemlichkeit auch die Rechtssicherheit des Systems nicht aus dem Blick verlieren. Zwar zertifiziert das Bundesfinanzministerium bislang keine digitalen Lösungen, jedoch sind die Spielregeln eindeutig definiert2: Digitale Aufzeichnungen müssen ebenfalls zeitnah vervollständigt, Änderungen nachvollziehbar gemacht und nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen sein. Eine entsprechende Auskunft des Herstellers über die Erfüllung der gesetzlichen Auflagen sollten sich Steuerberater vorlegen lassen, bevor sie mit Mandanten den Einsatz eines digitalen Fahrtenbuchs besprechen. Abzuraten ist von reinen App-Lösungen für Smartphones: Apps, deren Streckenaufzeichnung manuell gestartet werden muss, lösen das am Anfang genannte Phänomen der einsetzenden „Fahrtenbuchmüdigkeit“ nicht. Auch lässt sich nur schwer beweisen, dass die Wegstrecken, die das Smartphone in der Hosentasche zurückgelegt hat, stets mit jenen des Firmenfahrzeugs identisch waren – und umgekehrt. Es gilt: Nur automatische, fest verbaute Lösungen garantieren, dass bei der nächsten Betriebsprüfung das Fahrtenbuch mit Bravour besteht.
Fazit
Es weht ein neuer Wind in deutschen Garagen. Steuerberater kennen wahrscheinlich eine ganze Reihe von Mandanten, für die der Einsatz eines Fahrtenbuchs stattliche Ersparnisse bedeuten würde. Mit dem Einzug der Digitalisierung auf der Straße ist jetzt ein guter Zeitpunkt gekommen, diesen verborgenen Schatz zu heben.
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1 Vimcar-Umfrage unter 56 Steuerberatern mit insgesamt über 12 000 Mandanten
2 Siehe z. B. 18.11. 2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.