Bericht aus der Zukunft – Kanzleien überraschen mit Beratung digital und persönlich

Die Steuerberaterbranche galt lange als eher behäbig und fast altmodisch. Noch bis vor Kurzem dominierte die Arbeit mit und auf Papier. Schwerpunktmäßig galt der Blick eher der Vergangenheit der Mandanten – in Form von Bilanzen und Steuererklärungen – und weniger der Zukunft.

Das hat sich in den letzten Jahren nicht zuletzt durch die Digitalisierung und Automatisierung grundlegend geändert. Machte die Erstellung von Buchhaltung und Co. vor noch 5 Jahren rund 80 bis 90 Prozent der fachlichen Arbeit aus, ist dieser Anteil bei heute erfolgreichen Kanzleien auf 30 –40 Prozent gesunken. Der Schwerpunkt liegt auf den Beratungsdienstleistungen.

Florian Fix aus Berlin hat uns bei einem Interview berichtet, wie er mit seinem Team in seiner Kanzlei heute arbeitet:

„Im Prinzip haben wir heute von der Struktur her ein Team von Spezialisten. Der klassische Bereich der Erstellungsdienstleistungen ist fast komplett automatisiert. Die Mandanten arbeiten mit entsprechenden Vorsystemen, die unseren Systemen die notwendigen Daten für Buchhaltung und Co. über Schnittstellen zur Verfügung stellen. Das passiert tatsächlich schon an vielen Stellen ohne unser Eingreifen. Die Programme tauschen sich selbständig untereinander aus.

Der Großteil der Datenaufbereitung passiert beim Mandanten, daher sind wir in dessen Rechnungswesen und Finanzprozesse eng eingebunden. Das hat technische, Prozess bezogene und steuerrechtliche Aspekte. Wir haben uns daher in diesem Bereich entschlossen mandantenbezogene Teams zu bilden, die jeweils die drei Kompetenzbereiche abbilden – wir nennen Sie „Pioniere“.

Sind die Daten einmal in der Kanzlei, kommen die maschinell erstellten Berichte wie die BWA oder die Liquiditätsentwicklung in unsere Qualitätskontrolle – hier geht es nicht nur darum, notwendige steuerrechtliche Korrekturen vorzunehmen, es geht vor allem darum, die Auswertungen zu interpretieren und die ersten Beratungsansätze heraus zu arbeiten. Dabei handelt es sich zunächst um die „Alltagsberatung“ – von der Steuerschätzung über die optimale steuerliche Lösung für den Firmenwagen bis zur Sonderabschreibung für neue Anlagegüter.

Unsere „Mentoren“ kümmern sich um die Jahresabschlüsse und die strategische Beratung. Beim Jahresabschluss geht es meist nur noch um den Feinschliff – nach der Endabnahme erfolgt die Auslieferung über unser Service-Team. Schon im Jahresentwicklungsgespräch mit dem Mandanten geht es nicht mehr um die Vergangenheit, sondern wir beraten unsere Mandanten aktiv betriebswirtschaftlich. Hier sind wir in Tandems organisiert – so haben unsere Mandanten jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner. Die meisten im Mentoren-Team sind Steuerberater, einige aber auch Betriebswirte aus anderen Bereichen. Einmal die Woche besprechen wir in der Mentoren-Runde die Fälle „interdisziplinär“ – das haben wir uns von der Charité abgeschaut. Wir erreichen so eine 360 Grad-Beratung unserer Mandanten.“

Zeit für die Mandanten besser einteilen

Nach diesen Ausführungen von Florian Fix hatten wir eher den Eindruck einer „Fabrikkanzlei“ – wo bleibt denn da die so viel gepriesene persönliche Beratung?

Florian Fix:
„Stimmt, die Erstellung und Auswertung der Daten des Mandanten sind bei uns straff durchorganisiert – mir gefällt Ihr Vergleich mit einer Fabrik sogar. Genau diese straffe Organisation gibt uns die Zeit, mit den Mandanten sehr eng persönlich zusammen zu arbeiten. Jeder Mandant spricht mindestens einmal im Monat mit einem seiner Mentoren. Wir sind stets über die Entwicklungen und die Ziele des Mandanten informiert, so dass wir unsere Handlungsempfehlungen optimal anpassen können – sowohl inhaltlich als auch zeitlich.“

Ziele nacheinander abgearbeitet

Ziemlich beeindruckend – und das Geheimnis des Erfolges ist?

Florian Fix:
„Tatsächlich war der Umbau nicht einfach. Ich habe die Kanzlei vor sieben Jahren von meiner Mutter übernommen, die schon immer sehr modern aufgestellt war. Auch finanziell stand die Kanzlei gut da. Ohne diese Voraussetzungen wäre das wohl kaum so „schnell“ gegangen. Ich habe wie viele andere Kollegen BWL studiert und für mich war immer klar – ich habe das nicht nur studiert, weil es die Voraussetzung für den Steuerberater war. Ich habe es studiert, weil ich das dort erworbene Wissen im Rahmen der Erfolgsberatung meiner Mandanten täglich einsetzen möchte. Dieses Ziel haben mein Team und ich dann konsequent verfolgt. Das klassische Geflecht von Zielen, die dann ja im Endeffekt wieder in den Prozessen umgesetzt werden müssen, war mir zu kompliziert und zu konflikthaltig. Daher gab es in der Kanzlei immer nur ein Ziel gleichzeitig. Nacheinander haben wir die für uns wichtigen Ziele abgearbeitet:

• „go paperless“ – es hat bei uns etwas über ein Jahr gedauert, bis alle Prozesse zu 90 Prozent papierlos waren. Unser Tool für die digital Signatur war an dieser Stelle ein echter Erfolgsfaktor
• „go Cloud“ – das konsequente Verlagern sowohl der Programme als auch des Belegaustausches mit Mandanten war ein großes Projekt
• „go asynchron“ – zunächst in der Kanzlei, dann auch mit den Mandanten, haben wir ein Kommunikationskonzept erarbeitet und umgesetzt, das uns ein viel entspannteres Arbeiten und eine deutlich transparentere Ablauforganisation ermöglicht. Unser Grundsatz: Alles, was wir über den Kanal „Chat“ lösen können, lösen wir dort. Interne E-Mails gibt es nicht mehr. Das Telefon ist das nächste Mittel der Wahl, um Dinge zu besprechen. Reicht das nicht aus, treffen wir uns auf unserer mittlerweile endlich DSGVO-konformen Videokonferenz-Plattform. Das persönliche Gespräch bleibt den wirklich wichtigen strategischen oder kreativen Themen vorbehalten – und natürlich dem privaten Plausch - auch dafür haben wir jetzt entspannt Zeit. Unsere Mandanten nutzen heute zu 80 Prozent unser Mandanteninterface, dass sowohl Chat, Telefon als auch Videokonferenzen möglich macht. Auch persönliche Beratungsgespräche können die Mandanten hier einfach per Mausklick buchen.

• „go out of Office“ – nach der Umsetzung der ersten drei Ziele war dieses Ziel zumindest technisch fast ein „Abfallprodukt“. Organisatorisch und auch von der Führung her war es dann aber doch noch mal eine Herausforderung. Die Integration einer umfassenden Taskmanagement-Lösung in der Cloud war hier ein wichtiger Faktor – so bleiben die Abläufe und Termine transparent. Bei der Mitarbeiterführung ist die Eigenverantwortung für uns wichtig. Der Mitarbeiter arbeitet nicht Aufgaben ab, er hat einen Verantwortungsbereich. Konkret: Wir machen nicht mehr „Fibu“, sondern liefern unternehmerische Entscheidungsgrundlagen.

• „go real time“ – an dieser Herausforderung arbeiten wir gerade sehr intensiv. Die meisten Buchhaltungen sind auf tagesaktuelles Buchen umgestellt. Wir sind dabei unser Mandanteninterface um ein neues Dashboard zu erweitern. Die ersten Mandanten haben schon ihren individualisierten Account, in dem sie jederzeit und tagesaktuell die für sie wichtigen Kennzahlen und Informationen einsehen können.“

Und wie lange glaubt Florian Fix mit und von seiner „neuen“ Kanzlei gut leben zu können.

Florian Fix:
„Ich bin jetzt 42 Jahre alt. Die Entwicklung der Branche wird auch jetzt nicht stehen bleiben. Es wird immer wieder neue Herausforderungen geben. Im Moment überarbeiten wir unseren Dienstleistungskatalog. Wir haben die letzten 12 Monate ausgewertet und werden einige nicht stark nachgefragte Beratungsthemen nicht mehr anbieten, sondern an Kollegen in unserem fachlichen Netzwerk outsourcen. Das gibt uns dann wieder die Zeit, andere Beratungen zu intensivieren. Und das macht uns doch aus: Die Beratung – Zahlen „herstellen“ kann heute jeder. Entscheidend ist es für den Mandanten die richtigen Handlungsempfehlungen zu erhalten, die ihn wirtschaftlich weiterbringen.“

Unser Fazit
Von altmodisch kann man im Falle der Kanzlei Fix sicher nicht mehr sprechen. Und wir sind sicher, dass die 20 Mitarbeiter nicht nur einen spannenden, sondern auch einen sicheren Job haben. Die Kanzleien, die den Weg in die neue Beratungswelt weniger konsequent verfolgen, werden es in der nahen Zukunft schwer haben, für Mandaten und Mitarbeiter ebenso attraktiv zu sein.

Über die Autorin:

Cordula Schneider  
Steuerberaterin sowie Kanzlei-
und Honoraroptimistin.